Assistant en Conduite d'OpérationSnia·se - Aix H/F - Ministère chargé des transports

Sous l'autorité du responsable d'unité Assistance à Maîtrise d'Ouvrage (AMO) et Conduite d'Opération (COP), le titulaire intervient en appui des chargé(e)s d'opérations du pôle (Aix, Marignane, Montpellier) pour :

Assurer la gestion administrative des marchés de leur notification à leur clôture :
- Vérifier les pièces constitutives des marchés,
- Réaliser les actes règlementaires (notification, nantissement, exemplaire unique, vérification des assurances, etc.),
- Assurer l'élaboration et le suivi administratif des actes nécessaires à la dévolution des marchés et à leur exécution (ordres de service, avenants, décisions de poursuivre, affermissements des tranches optionnelles, PV d'ouverture, courriers aux entreprises, etc.),
- Préparer l'agrément des sous-traitants et procéder à leur notification et à leur suivi,
- Assurer le classement des dossiers de marchés et contribuer à l'archivage des opérations.

Assurer l'exécution et le suivi financier des marchés :
- Saisir les demandes de création des fournisseurs et les demandes d'achat dans SIF,
- Collecter les informations sur les tiers et veiller à l'actualisation de la base tiers,
- Alimenter les systèmes d'information financiers,
- Contribuer au processus d'ouverture et de clôture des actes et des opérations,
- Contrôler et engager les dépenses (pièces justificatives, imputations, disponibilité des crédits, visa du contrôleur budgétaire, etc.),
- Tenir la comptabilité d'engagements,
- Traiter les actes pour la mise à disposition des crédits,
- Saisir les marchés dans l'outil de gestion dématérialisée des paiements (GEMME),
- Préparer et mettre en paiement les acomptes et les factures présentés par les entreprises,
- Gérer la certification du service fait,
- Gérer les immobilisations et les interfaces avec les SIR,
- Réaliser l'interface avec les entreprises, les services opérationnels et l'agence comptable,
- Suivre, en lien avec le SIR, les mandatements effectifs des paiements des entreprises,
- Informer les entreprises des règlements effectués,
- Assurer la clôture comptable des marchés,
- Préparer le quitus des opérations (EXE, DGD, etc.).

Assurer le suivi budgétaire et comptable du pôle (Aix, Marignane, Montpellier) :
- Participer à la programmation budgétaire par programmes et opérations,
- Élaborer et assurer la mise à jour de tableaux de bord pour le suivi des consommations AE/CP par marchés, par opérations et par programme,
- Produire des indicateurs d'aide au pilotage budgétaire et comptable.

Relations internes et externes :

Interne :
relations fortes avec l'ensemble des services du SNIA, Pôle d'Aix (unité AMO, unités GTPI, Antenne LR), pôle achats immobilier de l'Etat...

Externe :
- Relations avec les maîtrises d'ouvrage DGAC et MINARM dans toutes leurs composantes,
- Relations avec le SIR GP le SIR SE, le CGF et les agences comptables principale et secondaire du BACEA,
- Relations avec les différents prestataires des opérations suivies (bureaux d'études privés, entreprises travaux...).

Compétences techniques :
- Maîtriser les outils bureautiques et informatiques,
- Connaître les métiers et l'environnement professionnel du SNIA,
- Connaître les outils de gestion (Place, Gemme, SIF...),
- Connaître le code de la commande publique et directive commande publique SNIA,
- Connaître les principes et les procédures de la comptabilité publique,
- Maîtriser le processus d'exécution financière des marchés,
- Maîtriser la structure budgétaire de la DGAC (budget général et annexe, circuits).

Compétences transversales :
- Aimer les chiffres
- Aimer travailler en équipe
- Être organisé et rigoureux
- Être réactif et dynamique

Compétences relationnelles :
- Avoir le sens des relations humaines
- Savoir rendre compte
- Faire preuve de discrétion

Modes d'acquisition : Formations, compagnonnage, réseau COP.

Responsabilités tenant au poste ou au positionnement du titulaire : aucune.

Profils recherchés, antériorité éventuellement nécessaire : une expérience en marchés ou en finances serait un plus.

Conditions de travail (horaires, saisonnalité...) :

Matériel :
Bureau à Aix en Provence (Site MIGNET)
Ordinateur portable
Téléphone portable

Horaires et saisonnalités :
Horaires variables.

Conditions particulières :
Télétravail possible (maxi 2 j/semaine).

Contacts (n+1 et n+2) :

Nom/Prénom : Yvan HANRIOT
Fonction : Chef de l'unité assistance à maîtrise d'ouvrage / conduite d'opérations
Tel : **.**.**.**.**.
- Mobile : **.**.**.**.**.

Nom/Prénom : Christelle BASSI
Fonction : Cheffe de pôle d?Aix-en-Provence et adjointe au chef de département Sud Est
Mail : ****@****.**
Tel : **.**.**.**.**' Mobile : **.**.**.**.**