Assistant du Directeur Général des Services - Mairie de Libourne H/F - Fonction publique Territoriale

Bastide du 13ème siècle, située à 20 min de la Métropole bordelaise, la ville de Libourne (25 000 habitants) bénéficie d'une situation exceptionnelle à proximité de vignobles prestigieux (Saint-Emilion, Pomerol). Sous-Préfecture de l'arrondissement, Libourne est la ville centre de la Communauté d'Agglomération du Libournais (45 communes, 90 000 habitants) et rayonne sur un bassin de vie d'environ 150 000 habitants.
Portée par le développement de la métropole bordelaise et le dynamisme démographique de la Gironde (+ 15 000 nouveaux habitants par an), la ville de Libourne a engagé une action ambitieuse au travers de son projet urbain « Libourne 2025 ».

Dans le cadre d'une vacance de poste, il est procédé au recrutement d'un assistant au Directeur Général des Services (H/F) au sein de la Direction Générale des services, à temps complet.

Sous l'autorité du Directeur général des services, vous assurerez son secrétariat administratif particulier. Vous coordonnerez les activités du secrétariat général, vous concourrez au bon fonctionnement des instances municipales et à la sécurisation juridique des actes de la collectivité. A cet effet, vous assurerez l'accueil physique et téléphonique. Vous préparerez les conseils municipaux, suivrez le registre des délibérations et la circulation des parapheurs. Vous serez est chargé du suivi de dossiers spécifiques, des commandes et du budget en lien avec le service.

- Assistanat du Directeur général des services : gestion de l'agenda du DGS, organisation de réunions, de déplacements, classement et archivage...
- Préparation des dossiers des instances et des réunions, en interne comme en externe, plus particulièrement les conseils municipaux (rédaction et diffusion des notes, collecte des dossiers, élaboration de l'ordre du jour, rédaction et mise au point des projets de délibérations, préparation des livrets et des dossiers préalables, rédaction du compte-rendu, finalisation des délibérations votées, transmission au contrôle de légalité et suivi général de l'organisation du conseil municipaux)
- Tenue du registre des délibérations et suivi de la circulation des parapheurs
- Gestion des priorités, garantie du respect des échéances liées aux processus de la Mairie et force de proposition dans l'amélioration des processus
- Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs et visiteurs de la direction générale
- Suivi de certains projets confiés par le Directeur général des services
- Assurer le suivi en matière de commande de matériel nécessaire à la bonne exécution du travail du service
- Suivi financier : préparation et suivi budgétaire du service, gestion des autorisation et bons de restauration
- Traitement et suivi de tous les avis de contravention reçus en Mairie
- Tenue du planning de prêt du véhicule pour les élus et les services, des bips et cartes pour l'accès intérieur du parking

Votre parcours professionnel vous a permis de développer des compétences en gestion administrative et bureautique. Idéalement, vous justifiez d'une expérience sur des fonctions similaires vous permettant d'appréhender avec aisance le fonctionnement des collectivités et plus particulièrement l'organisation des conseils municipaux. Vous pratiquez avec aisance les outils informatiques, bureautiques et logiciels métier. Vos qualités relationnelles et rédactionnelles sont avérées. Vos capacités d'adaptation et d'anticipation sont reconnues. Vous appréciez le travail en transversalité et la polyvalence des missions d'un poste au quotidien.
Vous avez un réel sens du service public.