Employé·e de Bureau - Secrétariat H/F

CONTEXTE

L'École Terrade de Dunkerque est un organisme de formation professionnel privé spécialisé dans les secteurs de la beauté, du bien-être et de la santé.Les formations sont dispensées sous statut initial, formation continue et alternance.

L'établissement est constitué d'une directrice, d'une CPE, d'une Responsable pédagogique, d'une équipe commerciale et d'une équipe d'enseignants.

MISSION PRINCIPALE

Assurer l'ensemble des tâches administratives relatives à l'établissement

Assurer l'accueil téléphonique ou physique des visiteurs, clients, apprenants, formateurs.

MISSIONS DETAILLÉES

Accueillir, orienter, renseigner les clients, apprenants, visiteurs, formateurs

Gérer les appels téléphoniques interne et externe

Recevoir, rédiger, transmettre des courriers, des courriels

Assurer le classement et l'archivage des dossiers apprenants

Saisir et mettre en forme différents documents administratifs

Suivre les stocks de matériels, de produits, de fournitures courantes...

Assurer la gestion des retards, départs anticipés, justificatifs d'absence

Aider à la gestion de l'assiduité des apprenants

Aider à la préparation de la rentrée et vérifier la complétude des dossiers et des pièces demandées

Soutenir la CPE dans la gestion administrative des inscriptions aux examens

Respecter notre engagement qualité Qualiopi

MISSIONS PONCTUELLES TRANSVERSES

Participer aux portes-ouvertes et animations ponctuelles

Participer à l'organisation logistique des examens

Réaliser des appels, surveillances ponctuelles

- Avoir d'excellentes qualités relationnelles et humaines, savoir accueillir le public avec amabilité
- Maitriser l'outil informatique (Pack Office, messagerie électronique, logiciel Yparéo...)
- Être ordonnée, rigoureuse et réactive, savoir gérer les priorités
- Être disponible
- Être une bonne communicante
- Maitriser le français écrit et oral
- Savoir travailler en équipe et/ou en autonomie
- Savoir gérer les situations de stress
- Respecter la confidentialité
- Être ponctuelle