Assistant Administratif Charge de la Culture et des Receptions - Mairie de Chantepie H/F - Fonction publique Territoriale

La Ville de Chantepie, commune de près de 11 000 habitants, limitrophe de Rennes, est une ville qui se transforme et se renouvelle tout en étant respectueuse de son identité et de ses habitants. L'action municipale place au coeur de ses décisions les notions de développement durable et de démocratie participative. Dans ce cadre, la municipalité recrute un assistant administratif chargé de la culture et des réceptions pour participer, accompagné de 3 collaborateurs, à l'élaboration et à la promotion de la politique culturelle, ainsi qu'au développement de la vie associative de la collectivité.

VOTRE RÔLE EN ACTION :
- Préparer et réaliser les réceptions municipales et associatives :
o Coordonne l'équipe de service : se charge de constituer l'équipe, de l'encadrer pendant la réception et d'en assurer le suivi avec les RH
o Commande les denrées alimentaires et liquides (dont alcool), gère les stocks et en assure le suivi budgétaire
o Coordonne l'organisation des réceptions municipales et associatives (logistique, transport, mises à disposition)
o Assure seul(e) ou avec l'équipe la mise en place, le service et le rangement lors des réceptions
o Travaille en transversal avec l'ensemble des services
- Participer à l'organisation et au bon déroulement de la saison culturelle municipale
o Gère la billetterie des spectacles via le logiciel Tickboss (réservation et présence aux spectacles), assure le suivi administratif de la billetterie (enregistrement sur Sibil) et le suivi de la régie de recettes
o Gère la diffusion des supports de communication : affiches et flyers, suivi des newsletters
o Transmet les informations aux agendas culturels (infolocale, open agenda, nous vous ille, Ouest France)
o Gère l'accueil du public et des artistes lors des spectacles et en assure la logistique (feuilles de route, catering, loges, repas, hébergement, transport)
o Coordonne et encadre l'équipe de bénévoles de la saison culturelle
o Gère les déclarations et le suivi SACEM/SACD
o Assure la mise en oeuvre des actions transversales avec le SEA, notamment les festivités de Noël
- Contribuer à la gestion administrative et à l'accueil du service :
o Intervient en renfort et remplace lors de ses absences l'assistante administrative Accueil/Vie associative/Sport pour :
* les missions administratives
* l'accueil téléphonique et physique
* la réservation des salles et du matériel (logiciel 3D Ouest)
* la gestion des salles de sport (logiciel ECS)
* les différentes missions de suivi administratif liées aux activités du service : commandes de matériel, factures, classement, suivi des salles des familles (commande de vaisselle)...

o Recrutement statutaire par voie de mutation, détachement, liste d'aptitude ou à défaut contractuel
o Vous avez le sens de l'organisation et êtes réactif sur l'opérationnel.
o Vous êtes à l'aise avec l'informatique et maitrisez les logiciels liés à l'activité
o Connaissance des interfaces web et outils de communication
o Sensibilité au domaine culturel
o Connaissance des règles d'hygiène alimentaire pour les réceptions
o Sens de la discrétion et bonne présentation
o Fortes qualités relationnelles et d'organisation.
o Grande disponibilité les soirées et WE en fonction des événements. Permis B obligatoire.