Assistant Administratif du Pôle Aménagement et Infrastructures - CDD H/F - Fonction publique Territoriale

Assurer le secrétariat du pôle (soutien administratif et organisationnel)
Assurer la gestion des activités quotidiennes
Assurer l'exécution budgétaire principalement informatique

Mission : gestion administrative pour le pôle :
* Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du pôle
* Relire, corriger et mettre en page les documents produits par les agents du pôle

Mission : assurer le secrétariat de la directrice du pôle
* Organiser la vie professionnelle de la Directrice du pôle (organiser et planifier les réunions, gérer l'agenda)
* Prendre des notes, rédiger et mettre en forme des travaux bureautiques (courriers, notes, délibérations, décisions, compte-rendu...)
* Accueil téléphonique et physique (filtrage et orientation des appels téléphoniques, prendre et transmettre des messages)
* Traiter les mails et les courriers
* Assister la Directrice du Pôle dans l'organisation du travail du pôle
* Suivre les projets et les activités portés par la direction du pole
* Suivre des tableaux de bords, mettre en place les outils de suivi
* Assurer l'exécution budgétaire en collaboration avec la directrice du pôle

Mission : assister le service informatique dans les missions suivantes :
* Mettre en forme les projets de délibérations, conventions, courriers et décisions
* Suivre les dépenses et les commandes liées au numérique
* Contacter les prestataires et prévenir le service financier (erreurs de facturation, manque des factures...)
* Participer à la gestion du droit à tirage
* Élaborer les dossiers de financement et de subventions liées au numérique
* Suivre les dépenses des marchés et des contrats de maintenance
* Assurer le suivi des échéanciers
* Prêter assistance à la préparation des supports de réunions
* Assurer le prêt de matériel
* Créer les tickets de demande de support sur l'outil GLPI

Missions transversales :
* Travail transversal confié aux assistantes en termes de fonctionnement général
* Assurer la continuité de service au sein des assistantes
* Réception des débordements d'appels concernant les services du pôle

Les savoirs :
* Bonne maîtrise des outils bureautiques et aisance informatique (utilisation quotidienne de Ciril Finances, Word, Excel et Power Point)
* Construction de tableaux de bord et indicateurs sous la responsabilité de la Directrice du Pôle
* Connaissance des procédures administratives et budgétaires des collectivités
*Autonome, disponible, discret, capacité d'adaptation, comprendre les besoins, anticiper les changements, responsable
* Excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles, capacité d'adaptation à des interlocuteurs non techniques, conseils et force de proposition.
* Sens du partage de l'expérience acquise, du rendre compte et du travail en équipe

Le savoir-être :
* Être organisé
* Être rigoureux
* Être à l'écoute
* Être autonome
* Être réactif