Assistant de Direction - le Grand Chalon H/F - Fonction publique Territoriale

Le poste d'Assistante a pour vocation l'apport d'une aide permanente en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.

Organisation permanente de l'agenda du Président :
- Vous organisez l'agenda et prenez des rendez vous en fonction
des priorités ;
- Vous rappelez les informations importantes et transmettez les messages ;
- Vous organisez les déplacements du Président et gérez les transports,
- Vous organisez les déjeuners de travail ;
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
- Vous rédigez des courriers et notes,
- Vous réalisez la saisie de documents de formes et de contenus divers,
- Vous établissez les dossiers quotidiens pour chaque rendez-vous;
Suivi des projets et activités de la direction :
- Vous centralisez les projets de rapports des conseils communautaires,
- Vous renseignez les tableaux de bord de suivi d'activités de la direction,
- Vous créez et suivez le tableaux de bord de présence;
Accueil téléphonique et physique :
- Vous renseignez les interlocuteurs sur place ou par téléphone et vous orientez vers l'interlocuteur compétent si
nécessaire en adaptant votre discours,
- Vous recevez, filtrez et transmettez les messages téléphoniques et les courriers
informatiques.
Organisation et planification de réunions :
- Vous préparez et diffusez les dossiers pour les réunions en respectant les délais de transmission des documents avant
la réunion.

- Vous savez gérer votre temps et vos priorités,
- Vous disposez de qualités rédactionnelles et maîtrisez les règles
d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
- Vous avez le sens du relationnel et vous faites preuve d'écoute active
- Vous maîtrisez l'outil bureautique et les outils de gestion