Agent de Gestion Administrative H/F - Mairie de Biarritz

Missions principales
Assurer l'accueil physique et téléphonique du CTM en l'absence de l'agent d'accueil.

Réaliser divers travaux de secrétariat et de suivi administratif : gestion du courrier (arrivées/départs), rédaction et diffusion de notes internes via le logiciel Illico.

Assurer la saisie de bons de commande sur le logiciel CIVIL pour le CTM.

Participer au suivi RH : évolution des parcours des agents (titulaires, stagiaires, remplaçants, saisonniers).

Assurer le lien avec l'AVPU en lien direct avec le responsable du CTM (gestion des mails et suivi des demandes).

Missions spécifiques
Accueil du public : réception et orientation des appels vers les services compétents.

Traitement des demandes selon leur degré d'urgence.

Gestion du courrier via Illico : distribution, rédaction des réponses, diffusion des notes, et suivi de réponse à chaque demande.

Utilisation du logiciel CIVIL pour :

la saisie de bons de commande

le rapprochement des factures pour les services Énergie et Bâtiments communaux

Ressources Humaines :

Gestion des congés sur HOROQUARTZ

Suivi des contrats (titulaires, stagiaires, remplaçants, saisonniers)

Lien direct avec les RH : arrêts maladie, accidents de travail

Suivi des tableaux de bord

Participation ponctuelle à la création de prestations et au suivi de manifestations via le logiciel ASTECH.

Relations de travail
Hiérarchie directe : Responsable du Centre Technique Municipal

Fonctionnels : Chefs de service et Chefs de cellule de la Direction

Conditions de travail
Horaires fixes :

Lundi au jeudi : 7h45 - 12h15 / 13h15 - 17h00

Vendredi : 7h45 - 12h15

Temps de travail : 37h30 hebdomadaires - RTT

Ce poste vous intéresse ? Vous avez le sens de l'organisation, de la discrétion et aimez le travail en équipe ?
Rejoignez nous !

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Bureautique et outils collaboratifs, Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier, Accueillir, orienter, renseigner un public, Corriger et mettre en forme un document, Diffuser une information, une publication, Mettre à jour un dossier, une base de données, Mettre en forme un document, Numériser des documents, médias ou supports techniques, Organiser l'agenda des réunions et des rendez-vous,Prioriser, Utiliser les outils numériques

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.