Assistant Administrative - C.C.A.S de Rpa de Claix H/F - Fonction publique Territoriale

La ville de Claix recrute un(e) Assistant(e) Administrative du service Petite Enfance

Cadre d'emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux.
Poste statutaire à temps non complet 80% à pourvoir au 01/07/2025.

Au sein du Centre Communal d'Action Sociale de la ville de Claix, vous serez en charge de la gestion administrative du service Petite Enfance (20 agents) du CCAS qui comprend 2 multi-accueils de 25 et 15 places, un RPE et un LAEP.

Accueil :

- Prendre en charge le standard téléphonique des multi accueils et du service Petite Enfance
- Accueillir, écouter les familles et donner des renseignements.
- Ecouter, informer et diriger vers le service compétent.
- Assurer la continuité de service de l'assistante de direction du CCAS sur ses activités relatives au Conseil d'Administration, à la dématérialisation des actes et à l'enregistrement du courrier.

Administratif et budgétaire :

? Des multi-accueils :
- Saisir les réservations des familles
- Gestion de la boite mail halte-garderie
- Elaborer les contrats des familles en lien avec la responsable de structure (pas le 1er contrat).
- Suivre les présences et absences des enfants (pointage via le logiciel Petite Enfance)
- Préparer et suivre la facturation aux familles, alerter et suivre les impayés
- Suivre et gérer l'organisation des dossiers, classement et archivages
- Assurer le planning des stagiaires en lien avec les responsables de structures et le service ressources humaines après accord de la responsable de structure

? Du Relais Petite Enfance :
- Gestion de la boite mail Guichet petite enfance
- Prise de RDV
- Instruire les dossiers de pré-inscription en structures collectives
- Organiser en partenariat avec la direction et la responsable RPE, la commission Petite Enfance
- Répondre aux courriers via le parapheur.

? Du Service Petite enfance :
- Participer à l'élaboration et à la saisie du budget
- Participer aux réunions (réservations, convocations), réaliser les comptes rendus et les ordres du jour en lien avec les responsables.
- Participer à la rédaction de documents règlementaires.
- Suivre les conventions et contrats du service Petite Enfance et leur renouvellement

Logistique :

- Réaliser les tickets de demande d'intervention travaux pour les structures
- Centraliser et assurer les commandes de matériel et fournitures diverses
- Effectuer le suivi des factures et leur classement
- Préparation de dossiers spécifiques à la demande (chartes, livret d'accueil...).
- Suivre le site internet et transmettre les éléments de mise à jour relatifs à la Petite Enfance
- Transmettre les informations nécessaires à la communication interne

CAPACITES REQUISES :

? Techniques d'accueil, de communication, de négociation
? Règles d'accueil en structures collectives
? Filtrer et orienter le public et les appels téléphoniques
? Utiliser des outils bureautiques (Word, Excel) et de messagerie
? Savoir gérer différentes situations d'accueil avec objectivité
? Capacités d'expression et d'accueil
? Sens de l'initiative, force de propositions
? Autonomie, discrétion et confidentialité
? Rigueur, organisation
? Sens du travail en équipe
? Dynamisme, ponctualité