Assistant Administratif en Charge du Dispositif Allo Mairie - Mairie de Chalon sur Saône H/F - Fonction publique Territoriale

Sous la responsabilité du Directeur Général Adjoint, vous gérez en binôme le secrétariat et le suivi administratif de la Délégation du Cadre de Vie. Vous réceptionnez et traitez les demandes téléphoniques des usagers concernant le domaine public via le numéro vert. Vous assurez également les appels d'alerte de la survenance d'un évènement sur la Commune.

Vous gérez le standard du N° Vert « Allo Mairie » :
- Réception des demandes des usagers dans les domaines d'intervention du Numéro Vert et traitement des demandes avec utilisation du logiciel dédié ;
- Relance des services si nécessaire et réponse à l'usager ;
- Réalisation de tableaux de suivi.

Vous réceptionnez les appels d'alerte :
- Traitement des appels d'alerte de la survenance d'un évènement sur la commune aux heures ouvrables ;
- Recueil des informations et alerte du service qui devra réaliser l'action ;
- Suivi de l'intervention et transmission de la main courante.

Vous assurez le Secrétariat de Direction :
- Accueil téléphonique, gestion d'agendas, organisation et planification de réunions ;
- Suivi administratif des dossiers et des procédures pour les différents services de la délégation ;
- Suivi des congés, du courrier, prise de notes.

En cas d'urgence, vous pouvez être amené à gérer le dispositif « Allo Grand Chalon », assurer des remplacements à l'accueil de l'Hôtel de Ville ou venir en appui des responsables de service de la délégation.

Horaires administratifs sur la base de 37 h hebdomadaires, avec amplitude de travail allant de 8h à 18h

- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, kolok) ;
- Connaissance de l'organisation des 3 collectivités appréciée ;
- Très bon relationnel ;
- Discrétion, capacité d'initiative, réactivité, organisation ;
- Travail en équipe et transversalité ;
- Respect des procédures, des délais de transmission ;