Assistant de Direction - Conseil Départemental de la Dordogne H/F - Fonction publique Territoriale

LE DEPARTEMENT DE LA DORDOGNE RECRUTE PAR VOIE STATUTAIRE (MUTATION, DETACHEMENT, INSCRIPTION SUR LISTE D'APTITUDE) UN ASSISTANT DE DIRECTION (H/F) A LA DIRECTION GENERALE ADJOINTE DE LA SOLIDARITE ET DE LA PREVENTION - PÔLE AIDE SOCIALE A L'ENFANCE.

Mission : L'assistant de direction contribue à la réalisation des missions confiées au Pôle Aide Sociale à l'Enfance (ASE). Collaborateur(trice) du Directeur, il/elle l'assiste dans l'organisation, la gestion, la communication, l'information, l'accueil et le suivi de dossiers.

Activités principales :

Organisation permanente de la vie du pôle ASE
* Mettre en ½uvre les notions d'organisation et gestion du temps,
* Gérer les plannings du Directeur et de la Direction adjointe,
* Prendre les rendez-vous et structurer l'agenda,
* Planifier les réunions,
* Organiser les manifestations,
* Gérer les fournitures de bureau,
* Jouer un rôle d'interface avec les secrétariats des autres services du Conseil Départemental,
* Organiser les déménagements des bureaux,
* Suivre les projets du Pôle ASE,

Réalisation d?outils bureautiques et de secrétariat
* Elaborer des outils en lien avec les besoins de la Direction,
* Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents,
* Élaborer des tableaux, guides, référentiels,
* Enregistrer le courrier « arrivée » suivant le guide de procédures,
* Organiser l'enregistrement du courrier départ, le classement et l'archivage,

Participation et suivi des projets de Direction
* Recueillir et présenter les éléments du rapport d'activité,
* Assurer le suivi des dossiers : schéma départemental, diagnostics territoriaux,
* Élaborer et renseigner des tableaux de suivi des activités du service,
* Contribuer et participer aux manifestations organisées au sein du Pôle ASE en lien avec les partenaires ½uvrant dans le domaine de la protection de l'enfance,
* Utiliser les outils informatiques

Contribuer à la gestion des ressources humaines
* Contribuer et suivre les dossiers des agents administratifs du Pôle ASE,
* Assurer le suivi du plan de formation,
* Accueillir et assurer l'équipement des nouveaux professionnels,

Accueil téléphonique et physique
* Recevoir et transmettre les messages,
* Renseigner les interlocuteurs, relayer si nécessaire vers l'agent ou le cadre compétent,
* Rédiger le planning des astreintes téléphoniques ASE,
* S'inscrire dans l'organisation hebdomadaire de la permanence téléphonique / réception fax tribunal avec les secrétariats centraux,

Activités spécifiques :
* Préparer les rapports en vue des sessions budgétaires et des commissions permanentes,

Compétences :
* Connaître les missions du Conseil Départemental et plus particulièrement celles concernant le domaine de l'enfance,
* Connaître l'organigramme et le fonctionnement du Conseil Départemental,
* Connaître l'ensemble de l'organisation, les enjeux, les missions, et des dispositifs du Pôle ASE,
* Maîtriser les outils informatiques,
* Connaître le rôle des partenaires ½uvrant dans le domaine de la protection de l'enfance,
* Connaître les procédures dans le domaine des ressources humaines,
* Connaître les bases du statut de la fonction publique,
* Connaître les techniques de base de la communication,
* Utiliser l'application « Airs Délib »,
* Savoir mettre en application les procédures,
* Savoir respecter les procédures,

Qualités requises :
* Organisé,
* Disponible,
* Etre à l'écoute,
* Rigoureux,
* Dynamique,
* Savoir prendre des initiatives,
* Sens du travail en équipe,
* Respect du secret professionnel,