Assistant de Direction H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
- Tarbes - 65
- Fonctionnaire
- Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Les missions du poste
Mission(s) principale(s) du poste : : assister le Directeur de l'école dans l'organisation des activités de la direction.
Le profil recherché
Activités principales :
· Assister le Directeur
o Assurer la gestion du courrier et des agendas partagés
o Organiser et planifier les réunions du directeur et les réunions collectives
o Rédiger les comptes-rendus de réunion
o Gérer les achats, et les EJ
o Contribuer au processus de gestion des conventions d'autorisation temporaire d'occupation (AOT) des locaux en regard des demandes occasionnelles.
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· Assurer l'organisation des instances de l'école
o Suivre et respecter les calendriers et échéances
o Organiser les réunions et assurer le suivi du Conseil d'école (ODJ, collecte et collation des documents pour l'envoi et la présentation, quorum, CR, PV, délibérations, liste d'émargement...)
o Organiser les élections des instances de l'école et les opérations relatives au processus de nomination du Directeur ou la nomination des membres conformément aux procédures et à la réglementation
Activités associées :
- Assurer l'interface avec les pôles et les acteurs externes
o Accueillir et informer le public
o Modérer les courriers électroniques de l'école
- Structurer la gestion des documents de l'ENIT et assurer la mise en oeuvre des processus administratifs
o Travailler en cohérence avec les services administratifs de l'université et s'assurer de la mise en oeuvre des processus et des procédures définis par l'université.
o Travailler en cohérence avec les préconisations du délégué à la protection des données de l'université
o Identifier les documents de la direction à archiver, les référencer et qualifier la durée de vie et les règles d'accès (accessibilité et communicabilité)
o S'assurer de l'unicité du document par la mise à jour des versions des documents le cas échéant
o Structurer l'archivage des documents de la direction dans le respect de la cartographie globale des processus
o Classer physiquement et numériquement les documents dans le cadre de la démarche de dématérialisation et dans le respect de la cartographie des processus
o Garantir la qualité et la cohérence des bases de données d'archives