Assistant de Direction - Métropole Aix-Marseille-Provence Cadre de Vie H/F - Fonction publique Territoriale

La Métropole recrute un Assistant de direction (F/H) au sein de la Direction Ressources et Coordination

vous aurez pour missions principales l'appui organisationnel de la directrice ressources du pôle Amélioration du Cadre de Vie, être une ressource administrative pour la direction ressources de la DGD ACV, être au contact et l'interlocuteur des partenaires internes et externes de la Métropole et les partenaires externes à la Métropole, ainsi que des services et des directions du pôle.

Votre journée s'articulera autour des activités suivantes :

Secrétariat directrice ressources DGD ACV :

Assister la directrice ressources sur des missions de secrétariat :

Gérer l'agenda, organiser des rendez-vous, gérer des conflits d'agenda, priorisation des rdvs.

Etre un appui logistique.

Répondre aux appels téléphoniques.

Gérer la boîte Airmess par délégation (attribution, visa, signature selon process établi, chaine de vis, modèle...).

Préparer de support de présentation pour les dossiers pilotés par la directrice.

Rappeler des délais à tenir, tenue du planning.

Missions Assemblées :

Gérer des assemblées au niveau de la DGD ACV - Dépôt des actes dans l'outil informatique (GDelib).

Préparer des dossiers dématérialisés et des peignages.

Recenser, relire et vérifier des différents actes des assemblées (délibérations, procès-verbaux, comptes rendus, décisions...).

Diffuser et rappeler des outils de suivi et de gestion des assemblées (rétro planning, notes de procédure, guides...).

Elaborer des projets de délibération : concernant la direction.

Missions Ressources Humaines :

Assister la directrice et les directeurs du pôle dans la préparation des rapports au CST (rédaction, mise à jour, concertation...).

Assister la directrice dans les campagnes RH (Recensement Apprentis, Stagiaires, Déclaration des HS, EVP, LDG, CIA...).

Assister la directrice dans le pilotage des demandes RH, des projets transversaux et dans le suivi des situations.

Missions transversales :

Assister la direction dans la préparation des présentations, dossiers complexes.

Tenir des statistiques.

Vous êtes titulaire d'un grade du cadre d'emplois des rédacteurs.trices territoriaux et adjoints.tes administratifs.ves territoriaux.

Vous avez la capacité de synthèse et de rédaction.

Vous maîtrisez l'environnement administratif, juridique et financier d'une collectivité.

Vous appréhenderez l'outil informatique et internet.