Coordinateur de Proximité de la Formation Continue H/F - Universite Paris Cite

Réf 16211 Médecine

RÉSUMÉ DU POSTE
Les besoins de management de proximité avec les équipes de la formation continue nécessitent des
cadres intermédiaires nécessaires au développement de la Formation continue et accompagnant le
management opérationnel de la formation médicale continue.
Cadre d'appui à la responsable de la formation continue, soit une équipe composée de 23/24
personnes, il/elle a pour missions principales de :
1. Gestion administrative opérationnelle pour assurer un encadrement de proximité des équipes de
la formation continue
2. Contrôle qualité de l'activité
3. Traitement opérationnel administratif et financier des actions de formations
Ce poste est en charge du pôle FQ, DPC et Capacité

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS
1. Accompagnement des équipes pour la gestion opérationnelle de proximité
- Assurer un encadrement de proximité des équipes de la formation continue
- Contribuer à la formation des nouveaux arrivants, les former et les accompagner dans leur prise de
poste
- Apporter un appui méthodologique aux gestionnaires débutants ou en difficulté
- Améliorer les pratiques et les process de travail afin d'assurer un meilleur service aux usagers et
fluidifier les relations de travail avec tous les services de l'Université
- Participer à la création d'un service de formation continue commun à toute l'UFR en co- animant
des groupes de travail avec les responsables
- Participer à la formation des équipes sur les outils, les process, la réglementation et veiller au
maintien des compétences de chacun ;
- Réaliser les entretiens professionnels annuels de l'équipe en collaboration avec les objectifs fixés
par l'UFR de médecine et son responsable administratif ;
2. Contrôle qualité de l'activité et compte rendu à N+1
- Assurer et contrôler les circuits de traitement des données réalisées par les gestionnaires,
notamment dans les actes de facturation avec toutes les informations permettant le recouvrement
d'une recette de formation continue
- Participer à la réflexion sur le développement de l'offre de formation continue (diplômes
universitaires, formations qualifiantes)
- Veiller à une communication interne et externe de bonne qualité auprès des usagers, des équipes
pédagogiques et des autres
- Accueillir, informer, orienter et accompagner les divers publics de la formation continue ;
services de l'Université
- Assurer la mise en place progressive de nouvelles pratiques et méthodes de travail autour de la
démarche qualité et en être le référent pour l'UFR de Médecine
3. Traitement administratif et financier des actions de formations
- Traiter les urgences des équipes pédagogiques (autour de 300 formations et une centaine de
formations qualifiantes FQ)
- Reprendre un portefeuille de gestion pendant une vacance de poste, assurer la continuité de service
public
- Organiser les aspects administratif et budgétaire des actions de formation (stagiaires, formateurs
équipes pédagogiques, contrats, conventions.)
- Superviser la logistique des actions de formation continue en liaison avec les assistantes de
formation, les équipes pédagogiques, les divers sites de formation, les partenaires de l'université ;
- Assurer le suivi des relations avec les différents partenaires, entreprises, organismes sociaux,
services publics ;
- Veiller à la bonne utilisation des équipements pédagogiques (outils, espaces de gestion de la
formation en ligne) et contribuer à leur amélioration ;
- Administrer et exploiter des bases de données relatives à la scolarité des stagiaires
- Accompagner la mise en oeuvre et l'analyse de l'évaluation d'un dispositif de formation dans un
processus
PROFIL RECHERCHÉ
Connaissances
- Réglementation de la formation professionnelle continue
- Bureautique (office) + Bonne connaissance d'Excel
- Procédures de contractualisations des conventions de formation professionnelle
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement

Experience : 2 An(s)

Compétences : Techniques pédagogiques, Concevoir l'ingénierie de formation et les séquences pédagogiques

Qualification : Cadre

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.