Assistant de Formation H/F - Gip Form Continue Insert Prof Experience

Le Groupement d Intérêt Public - FCIP « Expérience » a pour objet le développement d'une coopération concertée au niveau de l'académie de Nantes dans les domaines de la formation continue des adultes, de la formation et de l'insertion professionnelle.

Il exerce notamment des fonctions supports pour le compte de ses membres, dont le réseau des GRETA-CFA de l'académie de NANTES.Structure
L'académie de Nantes, recherche un assistant de formation (H/F) pour la Délégation Régionale Académique à la Formation Professionnelle Initiale et Continue (DRAFPIC) et plus particulièrement pour :
o le DAVA (dispositif académique de validation des acquis),

Poste et missions
Sur son poste, la personne assurera les missions principales suivantes :
Accueil physique et téléphonique (informe, dirige et conseille)
Construction, suivi et clôture du dossier financier du candidat en lien avec le service financier :
- Construction : mise en place et rédaction de devis et de conventions ou contrats de formation
- Suivi : réception et traitement de l'émargement, acomptes, paiements échelonnés, suivi mensuel du service fait, relance administrative et financière, gestion des abandons
- Clôture : préparation de l'état des factures, suivi de la facturation et du règlement, mise en facturation sur
logiciel spécifique, clôture du dossier financier du candidat
Gestion des contrôles des financeurs (contrôles qualité, contrôles de service fait.)
Traitement administratif de la recevabilité
- Enregistrement coordonnées candidats France VAE
- Mise en forme et envoi du courrier de recevabilité
Traitement administratif de la première étape de l'accompagnement - 1er RDV
- Saisie des RDV sur IVAE et réservation des salles (DAVA et EPLE)
- Enregistrement du candidat sur le 1er RDV et gestion de la convocation
- Réception de la fiche d'émargement et activation du financement
Spécificités du poste (lieux, horaires, déplacements.)
Obligation de réserve par rapport aux candidats
Respect des horaires d'ouverture et de fermeture
Permanence d'accueil pendant les sessions des jurys VAE

Profil et compétences

Connaissances requises :
- Réglementation de la formation professionnelle (VAE et financement)
- Réglementation des différents diplômes (dispenses, attestations obligatoires, jurys de validation.)
- Notions en comptabilité et gestion - Niveau Bac

Compétences pratiques :
- Maîtrise de la communication écrite et orale
- Word, Excel, Outlook
- Logiciels des différents financeurs
- IVAE/France VAE
- Jabber/Outil Visioconférence

Qualités relationnelles :
- Rigueur
- Capacité à gérer une activité avec des aléas et un rythme soutenu sur deux périodes
- Capacité à la numératie
- Qualité accueil physique et téléphonique
- Autonomie et capacité d'initiative
- Travail en équipe
- Disponibilité pour les candidats suite à leurs questionnements sur leur parcours VAE

Experience : Débutant accepté

Compétences : Législation sociale, Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion, Concevoir des supports de suivi et de gestion, Réaliser des déclarations réglementaires

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Formation continue d'adultes