Assistant·e de Direction Salons H/F - Occitanie Events

Salons professionnels et grand public, spectacles, compétitions sportives, conventions... La SPL Occitanie Events, comptant environ 70 salariés, accueille et organise tout au long de l année une grande variété d événements au sein du Parc des Expositions de Montpellier et de l Arena Sud de France.
Certifiée ISO 20121 par l'AFNOR depuis janvier 2021, la SPL Occitanie Events offre un cadre dynamique et stimulant afin de garantir des événements toujours plus responsables.Afin de renforcer son équipe dans la Direction des événements produits, et plus particulièrement dans l'organisation de la Foire Internationale et de la Foire de Printemps de Montpellier, la SPL Occitanie Events, basée à Pérols, recherche :
UN.E ASSISTANT.E DE DIRECTION SALONS en CDI

VOS MISSIONS

Sous la responsabilité de la Directrice des événements produits, vous serez en charge de :

MISSIONS D'ASSISTANAT :
- Mettre en place et assurer le suivi des différents rétroplannings des salons afin de vérifier le respect des échéances et donner les alertes utiles.
- Planifier et organiser les différentes réunions (réunions de coordination, brief, debrief.) et en assurer la rédaction des comptes rendus.
- Rédiger des conventions de partenariat et d'échange et saisir les dossiers dans le logiciel métier.
- Coordonner leur mise en oeuvre en interface avec les services communication, exploitation et le commerce : transmettre les informations et s'assurer du bon fonctionnement.
- Rassembler les éléments statistiques et assurer l'interface avec l'organisme de certification.
- Être support à l'équipe commerciale sur des actions de relance ou de détection de prospect.
- Organiser l'agenda de la Directrice des événements produits (prise de RDV)
- Organiser les déplacements professionnels en réservant les hôtels et billets (avion, train, etc.)
- Rassembler les éléments de notes de frais et transmettre au service comptabilité
- Saisie et suivi des bons de commande dans le logiciel Sage

MISSIONS LIÉES À L'ORGANISATION DES SALONS PRODUITS :
- Assurer la mise en place de l'espace exposant, en coordination avec le service communication.
- Assurer la mise en forme des books équipes, des guides techniques et des débriefings.
- Proposer et mettre en oeuvre les axes d'amélioration et de simplification des process selon les directives de la hiérarchie.
- Proposer et rechercher du contenu, des animations, des conférences, des partenaires liés aux thématiques et aux événements.

MISSIONS LIÉES AU BON DÉROULEMENT DE L'ÉVÈNEMENT
- Accueil des conférenciers / personnalités/ animateurs.
- Contribuer au bon fonctionnement et déroulement de l'évènement en assurant une relation client avec les partenaires et animateurs jusqu'au terme de l'événement (accueil, suivi, debriefings).
NOTRE CANDIDAT.E IDÉAL.E

- Vous avez à minima un diplôme de niveau Bac +2/3 et une première expérience en tant qu'Assistant.e commercial.e
- Expérience et/ou appétence pour le secteur de l'événementiel
- Maîtrise des outils bureautique nécessaire (Word, Excel, Power Point, Outlook et Canva)
- Parfaite maîtrise de la langue française écrite et parlée
- Vous êtes rigoureux.se, organisé.e et méthodique, attentif.ve aux détails qui font la différence, doté.e d'un sens du service client et d'une résilience face aux imprévus, vous aimez travailler en équipe.
- Vous êtes créatif.ve et vous n'hésiterez pas à proposer vos idées innovantes

NOS AVANTAGES

Salaire entre 26 000 € et 28 600 € brut annuel sur 13 mois
CDI temps complet du lundi au vendredi - Statut ETAM
Participation aux résultats de l'entreprise et intéressement
Titres Restaurant (11 €)
Mutuelle familiale (prise en charge à 84% par l'entreprise)
Télétravail possible (1 jour fixe/semaine + 10 jours occasionnels)
Evènements d'entreprise réguliers (séminaires, déjeuners, cause solidaire et/ou sportive.)

Poste basé à Pérols (34), à pourvoir début juin 2025.

Experience : 24 Mois

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Organisation de foires, salons professionnels et congrès

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.