Référent·e Administratif·ve et Chargé·e des Ateliers de Pratique H/F - Universite Paris Xiii.Paris-Nord

Intitulé du poste : Référent.e administratif.ve et chargé.e des ateliers de pratique artistique - F/H
Catégorie : A
Quotité d'affectation sur le poste : 100%
Branche d'Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage »
Famille d'Activité Professionnelle : Administration et pilotage
Correspondance statutaire : Assistant Ingénieur (ASI)
Groupe fonctions (RIFSEEP) : G2
Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse
Composante / Service : Direction de la Vie Universitaire (DVU) / Service culturel

Fonction d'encadrement : non

Description du poste : missions et activités
Gestion administrative et financière du service culturel
- Rédaction et suivi des conventions et des contrats sur I-parapheur (intervenants, partenaires extérieurs, artistes etc.)
- Par délégation, élaboration et exécution du budget ;
- Réalisation et mise à jour de tableaux de suivi budgétaire ;
- Suivi des recettes et des dépenses ;
- Gestion et suivi des bons de commande dans leur globalité ;
- Gestion des heures des intervenants extérieurs ;
- Gestion du recrutement d'intermittents via la plateforme GUSO.
Organisation et coordination des ateliers de pratiques artistiques et culturels
- Planification des ateliers avec les enseignants, planification des inscriptions, saisie et
gestion des plannings, assurer leur communication auprès des secrétaires pédagogiques des composantes et auprès des étudiants et de la communauté universitaire ;
- Gestion de la plateforme d'inscription « Mes pratiques artistiques » (mise à jour plannings, présentation des ateliers, suivi des inscriptions) ;
- Suivi pédagogique des ateliers (suivi des absences, organisation des évaluations avec les enseignants, relever des notes et leur transmission auprès des composantes);
- Gestion des liens avec les composantes et les responsables pédagogiques ;
- Evaluation et gestion des besoins des intervenants et des étudiants pour les ateliers ;
- Gestion du planning des espaces (ateliers, répétitions musicales et autres) ;
- Entretien des espaces dédiés aux ateliers (Chaufferie, Espace art plastique et Espace atelier), en lien avec le régisseur du service ;
- Organisation des réunions avec l'ensemble des enseignants des ateliers et l'équipe du service ;
- Réalisation des bilans des ateliers et aide aux évaluations de fin d'année ;
- Participation à l'organisation des scènes ouvertes des ateliers en fin d'année avec les enseignants et l'équipe du service culturel ;
- Assurer l'animation de la Chaufferie, lieu de pratique artistique (accueil des publics, accueil des musiciens et des étudiants artistes, lien avec les associations).

Outils spécifiques à l'activité
Connaissance des principaux logiciels de gestion utilisés au sein de l'université (SIFAC, SEPIA, SAFRAN, HYPERPLANNING, I-PARAPHEUR -> formations possibles) et des logiciels courants de la bureautique : Word, Excel

Connaissances / Savoir
Bonne connaissance du milieu culturel et artistique
Connaissance générale de l'organisation, du fonctionnement et des circuits de décision de l'université
Connaissance générale des règles de gestion comptable et financière de l'université
Savoir faire
Savoir prioriser les informations et planifier les actions
Gérer les situations d'urgence
Sens de l'organisation
Capacité à communiquer
Capacité à animer un groupe
Capacités d'adaptation et d'initiatives
Capacités d'analyse et de synthèse
Savoir appliquer un ensemble de règles et de procédures dans les différents domaines de l'administration
et de la gestion
Savoir être
Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe
Faire preuve de curiosité intellectuelle
Avoir un sens de l'analyse et être force de proposition
...

Modularité possible des jours et des horaires de travail (mobilisation possible le soir ou le week-end) en
fonction de l'agenda du service culturel, déplacements éventuels, 53j de congés par an

Experience : Débutant accepté

Compétences : Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).