Université Lyon 1 - Secrétaire du Cabinet de la Présidence H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

La secrétaire du Cabinet de la présidence est hiérarchiquement et fonctionnellement rattaché (e) au Chef de Cabinet. Il/Elle est aussi un appui administratif pour le Directeur de Cabinet et peut être amené (e) à travailler directement avec le Président. Il/Elle assure des fonctions polyvalentes de secrétariat technique et logistique. Il/Elle met tout en oeuvre pour assurer le bon déroulement quotidien de l'agenda du Président. Ses activités sont articulées à celles des secrétariats du DGS et des Vice-Présidents. Il/Elle est l'interlocuteur privilégié avec les vice-présidences centrales de l'université. Loyal(e) et discrèt(e), il/elle contribue activement à la cohésion et la continuité de service du Cabinet de la Présidence dans un esprit de travail collectif.

Activités principales de l'agent :
- Mettre en oeuvre l'agenda du Président, contrôler et suivre les échéances, mettre en oeuvre le calendrier des conférences budgétaires
- Organiser les déplacements professionnels et les réunions, manifestations du Président, soutien technique et logistique
- Etablir les OM, bons de commande et liquidation des frais de déplacements du Président, Directeur de cabinet et des VP Centraux en représentation pour le Président
- Organiser la représentation du Président dans ses mandats extérieurs et aux conseils des structures internes / gérer les renouvellements de mandats
- Suivre le budget de la présidence (relevé dépenses carte achat, véhicule...)
- Répondre aux demandes d'information endogènes et exogènes relevant de son périmètre
- Traiter le courrier postal
- Contrôler les parapheurs mis à la signature du Président, en assurer la bonne circulation
- Coordonner le dispatching des recours étudiants reçus à la présidence, suivre les recours/demandes portées par les politiques et les réponses adressées par les composantes et la DAJI
- Actualiser le carnet de contacts du Président
- Appui administratif ponctuel pour les Vice-Présidents centraux
- Appui administratif Directeur de cabinet

Compétences attendues :
- Faire preuve d'adaptabilité dans sa communication en ajustant son discours en fonction du niveau et des attentes de ses interlocuteurs
- Maîtrise des outils bureautiques (packOffice, messagerie, agenda, internet...)
- Maîtrise des outils de l'établissement
- Maîtrise des techniques de secrétariat, gestion administrative, accueil, classement
- Bonnes capacités rédactionnelles et orthographe irréprochable
- Sens de l'organisation, de l'anticipation, implication en étant proactive
- Savoir rendre compte
- Curiosité intellectuelle
- Savoir prioriser ses tâches selon un calendrier défini
- Connaitre les différentes délégations de signature et leur périmètre

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Connaissances :
- Connaissance de l'organisation et du mode de fonctionnement de l'enseignement supérieur
- Connaissance des procédures internes et savoir les appliquer
- Connaissance des droits et obligations des agents publics
Parfaite connaissance de l'organisation de l'établissement

Savoir être :
- Sens aigu de la diplomatie et de la confidentialité / discrétion
- Excellentes qualités relationnelles, disponibilité et sens du service et de l'accueil
- Rigueur/ Fiabilité / Autonomie / Réactivité / capacités d'adaptation
- Sens relationnel / esprit collectif / polyvalence