Chargé des Summer Schools des Programmes Spécifiques Courts et des Moyens d'Accueil des Publics Int H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Auprès du responsable du Département accueil et mobilité, au sein de la Direction des relations internationales, l'agent a pour mission principale le soutien et l'accompagnement à la création, l'organisation des summer schools et programmes courts. Il développe et gère des moyens d'accueil et de services, notamment locatifs, aux étudiants et chercheurs internationaux, et aux participants des summer schools et programmes courts. Il ou elle participe au réseau Accueil et Services de l'université.

1. Participer à la création et au développement des summer School - winter school ou programmes spécifiques courts
- Participer à la production des procédures au sein de l'établissement
- Participer à la création des dispositifs et financiers ad-hoc
- Suivre la création et l'implémentation de la plateforme de gestion choisie
- Développer tous outils de communication nécessaires en lien avec la chargée de communication.
- Accompagner les facultés et composantes dans la création et l'organisation de summer schools
- Créer un livret sur l'organisation et la gestion des programmes courts avec un répertoire d'adresses utiles
- Coordonner avec les facultés ou les composantes le planning des activités
- Suivre le recrutement et l'inscription des étudiants en lien avec les composantes organisatrices
- Proposer, coordonner et assurer l'offre d'options culturelles et locatives
- Participer au suivi de la gestion financière et administrative des programmes courts avec les différents services supports (UFR / DEFI / DFA / AC etc.)
- Coordonner avec la DSIN et les services financiers la mise en oeuvre de la plateforme et la connexion aux outils de scolarité et de gestion administrative et financière
- Participer aux campagnes de communication et gérer les demandes d'information.
- Assurer un benchmark sur les programmes courts
2. Moyens d'accueil des publics internationaux : Assurer la gestion du guichet d'information sur les logements étudiants en mobilité encadrée et des chercheurs internationaux
- Assurer un accompagnement personnalisé des publics internationaux en mobilité entrante sur la question du logement : informer et accompagner sur les aspects pratiques et logistiques avant et pendant leur séjour à l'université
- Coordonner la gestion des logements dont est responsable le département, en lien avec les étudiants, les chargées de mobilité et les bailleurs privés et publics
- Être l'interlocuteur privilégié du CROUS, CIUP et autres prestataires pour l'attribution des logements
- Établir les procédures adaptées pour la gestion des logements en lien avec les acteurs internes
- Contribuer à l'étendue de l'offre de logements à destination des publics internationaux.

Connaissances :
- Connaissance du statut de la fonction publique, notion de base en droit public, cadre légal de l'enseignement supérieur français et européen.
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative.
- Connaissance des problématiques de l'accueil d'un public international, notamment du logement.
- Savoir s'intégrer dans une structure hiérarchique : rendre compte, alerter, répondre aux demandes, être force de propositions.
- Aptitude à faire évoluer ses activités et améliorer ses méthodes de travail.
- Connaissance générale de l'organisation et des activités de l'établissement.
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Savoir-faire - Compétences opérationnelles :
- Connaître l'organisation générale et le fonctionnement de l'université.
- Se familiariser avec les règles et procédures des programmes d'échange.
- Avoir de bonnes compétences communicationnelles à l'écrit comme à l'oral.
- Compétences linguistiques : Bon niveau de compréhension et d'expression écrite et orale en anglais (minimum B2).
- Utiliser les outils bureautiques de base : Word, Excel, PowerPoint.

Savoir-être - Compétences comportementales :
- Autonomie et capacité à travailler en équipe.
- Sens de l'organisation et de la rigueur.
- Réactivité.
- Très bonne capacité relationnelle dans un contexte international.
- Excellent sens de l'accueil.