Référent·e Administratif·ve et Chargé·e des Ateliers de Pratique Artistique H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Gestion administrative et financière du service culturel
- Rédaction et suivi des conventions et des contrats sur I-parapheur (intervenants, partenaires
extérieurs, artistes etc.)
- Par délégation, élaboration et exécution du budget ;
- Réalisation et mise à jour de tableaux de suivi budgétaire ;
- Suivi des recettes et des dépenses ;
- Gestion et suivi des bons de commande dans leur globalité ;
- Gestion des heures des intervenants extérieurs ;
- Gestion du recrutement d'intermittents via la plateforme GUSO.
Organisation et coordination des ateliers de pratiques artistiques et culturels
- Planification des ateliers avec les enseignants, planification des inscriptions, saisie et
gestion des plannings, assurer leur communication auprès des secrétaires
pédagogiques des composantes et auprès des étudiants et de la communauté
universitaire ;
- Gestion de la plateforme d'inscription « Mes pratiques artistiques » (mise à jour
plannings, présentation des ateliers, suivi des inscriptions) ;
- Suivi pédagogique des ateliers (suivi des absences, organisation des évaluations
avec les enseignants, relever des notes et leur transmission auprès des composantes);
- Gestion des liens avec les composantes et les responsables pédagogiques ;
- Evaluation et gestion des besoins des intervenants et des étudiants pour les ateliers ;
- Gestion du planning des espaces (ateliers, répétitions musicales et autres) ;
- Entretien des espaces dédiés aux ateliers (Chaufferie, Espace art plastique et Espace
atelier), en lien avec le régisseur du service ;
- Organisation des réunions avec l'ensemble des enseignants des ateliers et l'équipe du service ;
- Réalisation des bilans des ateliers et aide aux évaluations de fin d'année ;
- Participation à l'organisation des scènes ouvertes des ateliers en fin d'année avec les
enseignants et l'équipe du service culturel ;
- Assurer l'animation de la Chaufferie, lieu de pratique artistique (accueil des publics,
accueil des musiciens et des étudiants artistes, lien avec les associations).
Outils spécifiques à l'activité
Connaissance des principaux logiciels de gestion utilisés au sein de l'université (SIFAC, SEPIA,
SAFRAN, HYPERPLANNING, I-PARAPHEUR -> formations possibles) et des logiciels courants de la
bureautique : Word, Excel

Connaissances / Savoir
Bonne connaissance du milieu culturel et artistique
Connaissance générale de l'organisation, du fonctionnement et des circuits de décision de l'université
Connaissance générale des règles de gestion comptable et financière de l'université

Savoir faire
Savoir prioriser les informations et planifier les actions
Gérer les situations d'urgence
Sens de l'organisation
Capacité à communiquer
Capacité à animer un groupe
Capacités d'adaptation et d'initiatives
Capacités d'analyse et de synthèse
Savoir appliquer un ensemble de règles et de procédures dans les différents domaines de l'administration et de la gestion
Afficher la suite
Savoir être
Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe
Faire preuve de curiosité intellectuelle
Avoir un sens de l'analyse et être force de proposition
Etre disponible lors des pics d'activités et être réactif
Etre organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail
Capacité à adapter ses explications aux différents interlocuteurs
Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique
Expérience souhaitable en médiation culturelle ou en production culturelle ou artistique.