Assistant en Gestion Administrative et Financière Réf. Rps8 H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Fonctions : Assistant-e gestion administrative et financière UMRS 974
Emploi-type : Assistant-e en gestion administrative (J3C44)
Catégorie : A
Corps : ASI
BAP : J - Administration et pilotage

CDD à pourvoir dès que possible et jusqu'au 31 décembre 2025.

Mission :

Au sein du pôle administratif, le ou la gestionnaire assure de manière autonome la gestion en portefeuille de plusieurs équipes de recherche de l'Unité : le secrétariat, l'assistance technique et logistique, la gestion administrative, financière et comptable dans le respect des techniques, des règles et des procédures de Sorbonne Université et de l'INSERM.

Activités principales :

Gestion financière et administrative d'équipes de recherche
- Assister les chercheurs et chercheuses pour la bonne utilisation des crédits de leurs contrats de recherche
- Suivre et contrôler les crédits des équipes (dotation et contrats de recherche), engager et valider les commandes
- Préparer et solder les missions des agent-tes et des extérieurs
- Assurer la gestion des litiges fournisseurs
- Proposer des processus et mode-opératoires pour améliorer la coordination logistique en support aux équipes
- Réaliser des tableaux de bord et produire des bilans
- Participer à la définition d'indicateurs et de statistiques avec la secrétaire générale
- Encadrement de personnels stagiaires du pôle gestion
- Participer à la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs

Autres activités :
- Constituer des dossiers de recrutement et de renouvellement de contrats et suivi des dossiers
- Constituer des dossiers de recrutement des stagiaires et suivi des dossiers
- Tenir à jour la liste des personnels

Conduite de projets : OUI

Encadrement : NON (encadrement ponctuel de stagiaires et vacataires)

Connaissances requises :
- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
- Réglementation applicable à son domaine d'activité professionnelle
- Connaissance du logiciel et concepts en gestion budgétaire et comptable de Sorbonne Université (SIFAC)
- Marchés publics
- Objectifs et projets d'établissement (UMR - SU et INSERM)

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Savoir-faire :
- Maîtriser les outils de la suite Office, en particulier Excel (tableaux croisés dynamiques, fonctions Si, etc.)
- Savoir utiliser Sifac, Hcopro, teamUp, TravelDoo, Biapps
- Capacité à établir des états de situation financière
- Réaliser des tableaux de bord
- Élaborer des éléments de langage
- Planifier les activités et les échéances - Hiérarchiser les priorités
- Organiser le classement et la conservation des documents et informations traitées
- Savoir dialoguer avec les différents personnels du laboratoire, les interlocuteurs des autres services, les fournisseurs
- S'adapter aux contraintes de la recherche et aux exigences des financeurs en matière d'utilisation de crédits
- Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
- Rédiger des rapports ou documents (procédures, modes opératoires)
- Langue anglaise B1

Savoir-être :
- Bon relationnel et sens du travail en équipe
- Disponibilité et réactivité
- Autonome et prise d'initiative
- Organisation et rigueur
- Sens du service public

Diplôme réglementaire et Formation professionnelle : DUT, BTS