Assistant Administratif - Asvp - Mairie de Lens H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité de la responsable administrative au sein de la Direction de la Sécurité et de la Tranquillité Publique et Concertation et de la Police Municipale rattachée à la Vie de la Cité - Accès aux Services Publics et Ressources Internes, l'agent assure l'ensemble des tâches administratives, de secrétariat et de comptabilité.

Accueil du public
- Accueil physique et téléphonique.
- Information des administrés de la réglementation en vigueur pour les domaines de compétence de la direction.
- Orientation du public vers les services compétents.
- Suivi administratif des demandes.
- Rédactions de rapports d'activités, comptes rendus et courriers
- Elaboration de statistiques par le biais de la conception de tableaux de bord
- Communication transversale avec les agents de la Police Municipale et les Agents de Surveillance de la Voie Publique
- Gestion de la messagerie droit de place
- Enregistrement des sollicitations sur les logiciels LOGIPOL, FLUXNET...

Assistance administrative
- Gestion administrative et réglementaire des dossiers liés à l'occupation du domaine public (travaux, manifestations, campagnes d'information, distribution de flyers, commerces, fêtes foraines, commerces ambulants, taxis, etc.).
- Etablissement des engagements et encaissement en espèces et/ou chèque correspondant à la régie des droits de place, de voirie et de stationnement en tant que mandataire.
- Réception et restitution des objets trouvés en cas d'absence de l'agent référent
- Participation aux réunions techniques et rédaction de comptes-rendus.
- Consultation, suivi des demandes et interventions diverses avec les logiciels dédiés. la GED, GRC, Municipol (enregistrement des interventions ASVP).
- Suivi régulier du classement et de l'archivage.
- Gestion des éléments traités dans l'ensemble des logiciels nécessaires à l'activité du service : Maileva, IXBUS, contrôle de légalité, AS400
- Appui en polyvalence au sein de la direction

Missions spécifiques
- Rédaction des arrêtés d'occupation du domaine public et suivi des demandes :
- Terrasses, étalages, supports publicitaires,
- Travaux (échafaudage, benne, chantier sécurisé, restriction de circulation et de stationnement...).
- Renfort sur l'ensemble des missions administratives de la direction en cas de nécessité de service.

PRE REQUIS

- Excellent discernement afin d'apporter des réponses adaptées aux demandes des usagers
- Bonne connaissance des techniques de négociation et de médiation afin de maîtriser les situations conflictuelles
- Notions d'anglais
- Capacités d'anticipation
- Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, PowerPoint...)
- Maîtrise des règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Capacités rédactionnelles

QUALITES REQUISES

- Capacité à travailler en équipe et en transversalité
- Rigueur
- Disponibilité et capacités d'adaptation
- Respect des obligations de confidentialité et de réserve
- Capacités à prendre des initiatives
- Capacités à prioriser les informations à reporter à la hiérarchie
- Réactivité
- Capacités relationnelles et de communication, sens de l'écoute et de la diplomatie
- Capacités à travailler en équipe et en transversalité
- Capacités organisationnelles du temps et du travail afin d'optimiser la priorisation des tâches