Assistant ou une Assistante de Direction 741-25 - Conseil Régional d'Ile de France H/F - Fonction publique Territoriale

Apporter une assistance administrative à l'équipe de direction de la DRE (direction de la réussite des élèves).

MISSION 1 : Assistance administrative

1.1 Gestion des agendas et prise de rendez-vous ; assurer l'accueil téléphonique et l'accueil des visiteurs ; orienter les demandes le cas échéant

1.2 Organisation et montage de réunions, manifestations : logistique, réservation des salles, préparation et constitution des dossiers à l'attention des participants (transmission et compilation des documents de travail, des fonds de dossiers...), aide à rédaction CR

1.3 Réaliser les travaux de bureautique : prendre des notes, saisir et mettre en forme tous types de documents, scanner, et classer les documents. Aider à la préparation et la constitution des dossiers CP et CR

MISSION 2 : Fonctions transversales d'assistante

2.1 Classer, dispatcher et gérer les courriers arrivées /départs (courriers papier et Elise) : organisation des chemins de validation. Trier, classer et archiver les dossiers et documents papiers et/ou numériques

2.2 Tenue des tableaux de bord et outils de suivi

2.3 Assurer le suivi des mises à jour des délégations de signature et ordres de mission ; assurer le suivi des fiches de frais de déplacement le cas échéant

Assurer la réception, le traitement et la diffusion d'informations

Exécuter et suivre des procédures et des décisions administratives.

MISSION 3 : contribuer à la continuité des directions/services par le remplacement en cas d'absence d'une collègue assistant/assistante de direction du PLYCEES (DG, DO, DPM, DPBC)

1.1 Assurer l'accueil et le renseignement téléphonique, l'organisation administrative et matérielle, l'organisation des réunions...

Connaissance :
- Connaissance des procédures et des circuits administratifs internes et externes à l'administration régionale, règles de correspondance administrative
- Bonne connaissance des applications bureautiques et informatiques

- Connaissance des techniques de classement et d'archivage
- Connaissance de l'organisation, de l'environnement administratif et financier d'une collectivité territoriale

Savoir-faire :
- Expérience significative en assistanat de direction appréciée Savoir comprendre et appliquer une consigne, une procédure et informer sa hiérarchie
- Maîtrise des règles de l'expression orale et écrite Savoir recevoir, filtrer et orienter des appels téléphoniques et accueillir des visite
- Savoir trier, classer, assembler et ordonner des documents et des dossiers Être capable d'utiliser des outils et applications de suivi des activités

Savoir-faire relationnel :
- Savoir travailler en transversalité polyvalence, autonomie, organisation, rigueur
- Savoir gérer les situations d'urgence capacité de gestion de demandes multiples, sens de l'initiative et de rendre compte
- Fiabilité et discrétion professionnelle qualités relationnelles