Assistant de Direction au Cabinet du Maire - Divonne les Bains H/F - Fonction publique Territoriale

Au sein du cabinet du maire qui comporte une autre assistante vous aurez les missions suivantes :

- Organisation de la vie du maire
- Réalisation et mise en forme de travaux bureautique
- Accueil physique et téléphonique au cabinet du maire
- Organisation et planification de réunion

Organisation de la vie du maire
- Organisation et gestion de l'agenda du maire
- Organiser les déplacements du maire
- Transmettre les messages

Réalisation et mise en forme de travaux bureautique
- Prendre des notes et mettre en formes tous type de documents
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenue divers
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Réaliser et diffuser la revue de presse

Accueil physique et téléphonique au cabinet du maire
- Recevoir, filtrer et transmettre les appels, messages téléphoniques et courriers
- Renseigner les interlocuteurs et relayer vers la personne compétente si nécessaire

Organisation et planification de réunion et d'événements protocolaire
- Assurer l'organisation logistique d'une réunion ou d'une manifestation
- Transmettre les convocations
- Prendre des notes et rédiger des comptes rendus
- Participer à l'organisation des différents événements protocolaires

Situation fonctionnelle
- Sous l'autorité du directeur de cabinet

Conditions d'exercice de l'emploi
- Travail en bureau
- Horaires fixes
- Travail en soirée pour certaines manifestations
- Respect des obligations de réserve et de confidentialité

Autonomie - Responsabilité
- Sous l'autorité du responsable de service

Relations fonctionnelles
- Relations directes avec les élus
- Relations fréquentes avec la population
- Relations fréquentes avec la direction générale

Moyens techniques
- Outils bureautiques

Savoirs
- Connaissance du fonctionnement des collectivités
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power point...)
- Technique de secrétariat
- Tableau de bord et outils de planification

Savoir-être
- Respect des obligations de neutralité et de discrétion professionnelle
- Garant d'une éthique de service public, du respect des textes, de la qualité d'accueil des usagers
- Sens de l'organisation, rigueur
- Esprit d'initiative
- Sens du relationnel et Maîtrise de soi
- Savoir travailler en équipe
- Autonomie