Assistante de Direction - - Mairie Saintes H/F - Fonction publique Territoriale

Au sein de la direction communication, vous assurez les activités administratives et comptables inhérentes à la direction.

? Vous réalisez l'accueil physique et téléphonique de la Direction.
? Vous rédigez, mettez en forme, les actes administratifs, comptes rendus de réunions, notes, conventions, courriers, mails, tableaux d'activités, présentation...

? Vous effectuez la gestion et le suivi des courriers de la direction, parapheurs, notes, dossiers.

? Vous suivez la constitution des dossiers pour le conseil municipal et les commissions, suivez les signatures et diffusions des décisions et/ou des conventions liées aux délibérations.

? Vous gérez les supports et tableaux de suivis d'activités de la direction.

? Vous gérez le budget de la direction, suivi des dépenses, réalisation des bons de commande des pré-mandatements, des engagements, des transferts de crédits, des états de solde...

? Vous participez à la gestion des marchés publics ; suivi des consultations, complétudes des dossiers, interface avec le service de la commande publique, enregistrement sur le logiciel, suivi des dépenses, et états d'acompte, communication avec les entreprises et sous-traitants.

? Vous suivez le planning d'affichage (ville et associatif), vous suivez la gestion des goodies.

? Vous participez aux projets de la direction selon les nécessités.

? Vous possédez une expérience sur des fonctions d'assistant.e de direction et ou d'assistant.e administratif.ve en collectivité territoriale.

? Vous connaissez l'environnement professionnel de la fonction publique, les procédures administratives, la réglementation dans le domaine des finances et de la commande publique.

? Vous maitrisez la rédaction des actes administratifs et leur mise en forme.

? Vous maitrisez les logiciels bureautiques, Word, Excel, Outlook, et vous êtes capable d'appréhender les logiciels métiers Elise, CIRIL, CIVIL.

? Vous savez créer et suivre des outils de suivi et d'analyse (tableau de bord, planification, statistiques...).

? Vous savez communiquer à l'écrit et à l'oral. Vous faites preuve de synthèse, de discrétion et vous disposez de qualités relationnelles.

? Vous savez utiliser les outils et technique de communication adaptées à la situation, ajuster les modalités de transmission de l'information aux besoins (analyser et filtrer).

? Organisé.e, rigoureux.se, vous êtes autonome, savez contrôler votre travail et rendre compte, vous gérez les priorités en fonction des impératifs et des demandes.

? Vous êtes disponible et faites preuve d'adaptabilité.