Assistant Administration des Ventes H/F - Societe de Transport Expansion Promotion

Le Group STEP recherche pour une de ses filiales, un Assistant Administration des Ventes H/F afin de compléter l'équipe.

L'assistant (e) administration des ventes jouera un rôle clé dans le suivi des ventes et la gestion administratives des opérations commerciales.
Il/Elle assurera le traitement des commandes, la relation avec les clients et les partenaires ainsi que le suivi des paiements et de la facturation.
Il/Elle accompagnera également les agents de vente dans la gestion de vente, la gestion des aléas liés à leur activité et assurera un contrôle rigoureux des opérations financières.

Les activités principales de ce poste seront les suivantes :

- Gestion des ventes et des commandes

- Enregistrer et suivre les réservations et ventes de billets via les plateformes dédiées,
- Vérifier et traiter les demandes de modification ou d'annulation des clients,
- Coordonner avec les partenaires (notamment Direct Ferries) pour assurer la bonne gestion des ventes,
- Assurer un support et un accompagnement aux agents de vente dans la gestion des aléas liés à leurs activités.

- Facturation et suivi des paiements

- Etablir et envoyer les factures aux clients et partenaires,
- Assurer le suivi des paiements et relancer les impayés
- Gérer les remboursements, les avoirs et les prélèvements,
- Effectuer le traitement informatique en back-office des comptes agents et des usagers (avoirs, remboursements, prélèvements).

- Contrôle et reporting financier

- Contrôler quotidiennement les ventes, les encaissements et les versements bancaires,
- Mettre à jour les tableaux de bord de suivi des ventes,
- Transmettre les reportings financiers à destination de la comptabilité, justifiant le chiffre d'affaires,
- Analyser les indicateurs de performance et proposer des améliorations,
- Assister la direction commerciale dans l'élaboration des rapports de suivi.

- Relation clients et support

- Répondre aux demande aux demandes des clients concernant leurs réservations et paiements,
- Apporter un support administratif aux équipes commerciales et aux revendeurs,
- Suivre les réclamations clients et assurer une réponse rapide et efficace.

Compétences requises

- Savoir-faire

- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook),
- Expérience avec un logiciel de gestion commerciale en ou de réservation (un plus),
- Bonne capacité d'analyse et de reporting,
- Connaissance des procédures de facturation et de suivi des paiements,
- Connaissance en gestion des encaissements et contrôle financier.

- Savoir-être

- Rigueur et sens de l'organisation,
- Aisance relationnelle et sens du service client,
- Réactivité et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément,
- Esprit d'équipe et autonomie.

- Profil recherché

- Formation en gestion commerciale, administration des ventes ou équivalent,
- Expérience souhaitée dans un poste similaire (4 ans minimum),
- Une connaissance du secteur du transport serait un plus.

Experience : 4 An(s)

Compétences : Assurer un accueil téléphonique, Effectuer le suivi des commandes, la facturation, Vérifier les conditions de réalisation d'une commande

Permis : B - Véhicule léger exigé

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Activités des sièges sociaux

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.