Gestionnaire Administratif et Pédagogique Réf. Rpl3 H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Fonction : Gestionnaire administratif et pédagogique
Catégorie : B
Corps : Technicien de recherche et de formation
BAP : J

CDD d'un an à pourvoir à compter du 1er septembre 2025

Mission : Assurer la gestion administrative et pédagogique de l'UFR, plus spécifiquement sur les parcours de niveau licence 1.

Activités principales :
- Accueil physique et téléphonique des étudiants/étudiantes et personnes extérieures
- Information, assistance et conseil auprès des personnels enseignants
- Gestion de la messagerie informatique et paramétrage des messageries de l'UFR (liste UFR, secrétariat Malesherbes et secrétariat Sorbonne)
- Mise à jour des informations sur l'ENT et sur les supports d'informations
- Suivi pédagogique des étudiants/étudiantes sur Apogée : mise en place, suivi et vérification des inscriptions pédagogiques (IP), saisie des notes, lancement de calculs, édition, vérification et archivage des procès-verbaux (PV).
- Paramétrage du logiciel Apogée : Modalités de collecte, édition des maquettes de PV et de relevés de notes, saisie des notes à distance (SNW)
- Gestion financière : établissement des devis, des commandes sur Sifac+, saisie de services faits
- Préparation des conseils d'UFR et des comités de sélection : préparation et envoi des convocations, préparation des listes d'émargement et des documents de travail
- Participation à l'organisation de la rentrée universitaire et aux JPO
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloque

Conduite de projets : Non

Encadrement : Non

Connaissances transversales requises :
- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
- Réglementation applicable à son domaine d'activité professionnelle
- Notions de base en gestion de scolarité

Savoir-faire requis :
- Capacité à concevoir des documents de synthèse et guide
- Maîtrise de l'environnement bureautique des outils informatiques spécialisés (APOGEE, SIFAC+) et d'internet
- Capacité à hiérarchiser et à prioriser
- Capacité à s'adapter aux évolutions du service

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Savoir-faire :

L'organisation de ses missions dans le cadre des activités de l'UFR
- Utiliser des logiciels liés au poste
- Planifier son travail
- Proposer des améliorations
- Travailler en équipe avec des interlocuteurs externes

Savoir-faire transversaux :
- Informer et rendre compte à sa hiérarchie
- Rechercher l'information, la vérifier et l'archiver
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :
- Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
- Autonomie, méthode et rigueur
- Sens de l'organisation et de la coordination
- Aptitude à travailler en équipe
- Disponibilité, discrétion et confidentialité
- Sens du contact et des relations humaines
- Polyvalence et capacité d'adaptation