Agent d'Accueil Polyvalent au Centre Hospitalo-Universitaire Veterinaire Animaux de Compagnie de Sp H/F - Ministère de l'Agriculture, de la Souveraineté alimentaire et de la Forêt

Objectifs du poste

Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients et toutes les activités associées, ainsi que l'encadrement des étudiants pendant leur rotation à l'accueil. Cette activité comprend l'accueil des clients qui viennent payer, les encaissements, et le contrôle de la caisse.

Description des missions à exercer ou des tâches à exécuter

A l'accueil des consultations :

Assurer l'accueil téléphonique des clients :

Prendre les appels téléphoniques

Informer le client sur les services proposés, les tarifs pratiqués et les disponibilités pour les consultations sur rendez-vous

Donner les rendez-vous et compléter les plannings de consultations dans l'application Sirius

Informer le client sur les modalités d'accès au centre hospitalier

Prendre des messages téléphoniques et orienter les correspondants.

Assurer l'accueil physique des clients

Accueillir, prendre note de l'arrivée des clients et orienter les clients.

Créer au besoin les dossiers des clients et des animaux dans l'application Sirius

Mettre à jour les données du client

Gestion administrative des dossiers clients

Gérer et traiter les informations écrites (courriels des boites secrétariat et référés et correspondance avec les vétérinaires)

Transmettre à qui de droit toute information orale pertinente.

Signaler les pannes de fonctionnement du matériel de bureau.

Caisse du CHUVAC

Accueil des clients qui viennent payer leurs factures

Encaissements

Contrôle de la caisse

Encadrement des étudiants

Former les étudiants de A4 en rotation à l'accueil aux bonnes pratiques d'enregistrement et de d'élaboration des dossiers clients.

Exercer une vérification ponctuelle sur la réalisation efficiente des missions confiées aux étudiants.

Les diplômes d'ASV ou secrétaire médical(e) seront privilégiés.

Savoirs
Maîtrise du logiciel Sirius (formation interne assurée)
Connaissance de l'environnement bureautique et Maîtrise de la mise en oeuvre de logiciel bureautiques courants (traitement de texte, tableur).
Rédaction de courriels.
Maîtrise de l'expression orale et des techniques d'accueil (écouter, savoir répondre)
Capacités à analyser le caractère d'urgence d'une demande
Capacités à hiérarchiser l'importance des appels téléphoniques.
Capacités à organiser et planifier ses activités
Connaissance du vocabulaire médical
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Savoir-être
Qualités relationnelles (amabilité, calme), diplomatie dans les situations conflictuelles,
Sens de la confidentialité des informations.
Capacité à travailler en équipe
Rigueur dans l'exécution des missions