Assistant Administratif H/F - Institut de Cancérologie de l'Ouest

La direction des parcours et des activités est composée de trois pôles bi-site :
- (1) Le pôle « équipements biomédicaux » (investissement et maintenance), sous la responsabilité de l'ingénieur biomédical (1 ingénieur biomédical, 1 responsable de site et 6 techniciens biomédicaux),
- (2) La pôle « projets et organisation », sous la responsabilité des chefs de projets (3 chefs de projets, 1 chargé de projet),
- (3) Et le pôle « secrétariats médicaux », sous la responsabilité des responsables d'équipes (5 chefs d'équipe, 180 assistant.es médicaux)

Au sein de la direction des parcours et des activités, l'assistant.e administratif assiste l'ingénieur biomédical (1), les chefs de projets (2), et le directeur des parcours et des activités dans la gestion administrative et organisationnelle de leur mission.Sous la responsabilité de l'ingénieur biomédical, l'assistant.e administratif est chargé des activités suivantes :
- L'amélioration et la mise à jour de tableaux de suivi d'activité et d'indicateurs
- Le suivi administratif de contrats de maintenance
- La réalisation de demandes de devis et des relances fournisseurs
- La mise à jour des contacts fournisseurs dans la base de données biomédicale
- La saisie et le suivi de commandes
- La gestion documentaire des documents techniques
- L'assistance dans la gestion administrative de projets d'achats d'équipements
- L'aide à l'organisation de réunions et rédaction de compte rendus

Sous la responsabilité des chefs de projets, l'assistant.e administratif est chargé des activités suivantes :
- La consolidation des actions liées à un projet (nature de l'action, échéance, acteur), le suivi et, le cas échéant, les relances auprès du chef de projet et des acteurs du projet
- La mise à jour des plannings et des tableaux de bord de gestion de projet selon l'avancée du projet et les directives du chef de projet
- La participation à l'élaboration de la documentation nécessaire à la gestion des projets (fiches de projet, bilans, rapports d'avancement)
- La coordination d'agenda et l'organisation de réunions de suivi de projet, la préparation des ordres du jour et la rédaction des comptes rendus
- La mise à jour de ressources documentaires

Sous la responsabilité du directeur des Parcours et des Activités, l'assistant.e administratif est chargé des activités suivantes :
- L'organisation des réunions
- La réalisation de diverses tâches administratives afin de garantir la circulation de l'information, la préparation et la mise à disposition des dossiers
- L'assistance dans le suivi de dossiers des départements médico-techniques

- Bac +2 en gestion, administration ou secrétariat
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.), gestion de l'agenda, prise de notes
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais
- Excellentes compétences rédactionnelles et relationnelles, capacité à rédiger des documents clairs et précis
- Capacité à travailler en équipe
- Date de la mission : au plus tôt
- Type de contrat : CDI 100%
- Le poste est basé à Saint-Herblain. Des déplacements ponctuels (1 fois tous les 2 mois) à Angers sont à prévoir