Secretaire H/F - Fédération ADMR 45
- Saint-Jean-de-la-Ruelle - 45
- CDD
- Fédération ADMR 45
Les missions du poste
Missions générales
- Accueillir téléphoniquement et physiquement les clients, les partenaires et les intervenants de l'ensemble du réseau (Fédération, associations locales) - standard à lignes multiples ;
- Tracer l'ensemble des appels sur le logiciel dédié (TRACEO) en respectant les procédures du système qualité ;
- Recevoir, traiter, enregistrer et classer, le courrier et les messages électroniques ;
Suivi des achats fournisseurs : véhicules, fournitures diverses, devis et transmission, suivi de la validation des factures, suivi des stocks et des charges associées ;
- Gérer la flotte automobile ainsi que les assurances ;
- Effectuer des démarches administratives de soutien aux associations locales en respectant les procédures du système qualité ;
- Effectuer des démarches administratives de soutien aux fonctions supports fédérales en respectant les procédures du système qualité ;
- S'assurer de l'organisation logistique et matérielle de la Fédération ADMR du Loiret (commandes, veille sur l'entretien des locaux, l'effectivité du matériel, suivi des affichages règlementaires) ;
- Effectuer un reporting de qualité à la hiérarchie ;
- Intégrer l'équipe d'astreinte départementale (astreintes téléphoniques)
- Prise de poste 1er juin 2025
Le profil recherché
Experience : 1 An(s)
Compétences : Gestion administrative du courrier, Accueillir, orienter, renseigner un public, Archiver des dossiers et documents de référence, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Utiliser les outils numériques
Permis : B - Véhicule léger exigé
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Action sociale sans hébergement n.c.a.
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.