Assistant de la Sous-Direction de l'Enseignement Supérieur CDD H/F - Ministère de l'Agriculture, de la Souveraineté alimentaire et de la Forêt

En lien avec le sous-directeur, son adjointe et les 3 chefs de bureau de la sous-direction, le ou la
secrétaire/assistante de la SDES accompagne les agents de la sous-direction au quotidien dans tous les
aspects logistiques :
- Assurer le secrétariat de la sous-direction de l'enseignement supérieur ;
- Assurer l'accueil téléphonique et la gestion de l'agenda du sous-directeur et de son adjointe, en qualité
d'assistant(e) du sous-directeur ;
- Programmer les réunions en visio (Webex) selon les besoins des bureaux ;
- Gérer et suivre la signature des parchemins de diplômes de l'enseignement supérieur.
Ces missions pourraient évoluer, en confiant des responsabilités de gestion, en fonction des compétences et
de l'organisation.
Le ou la secrétaire/assistante a pour missions de :
- Assurer la logistique des réunions en présentiel (CDESA, CDENV, CNESERAAV, entretiens stratégiques
etc) : liste des participants pour l'accueil, mise à disposition de chevalets, plateaux repas/tickets cantine, etc
;
- Gérer les aspects matériels (fournitures diverses, photocopieur-imprimante, etc.), les ordres de mission et
les frais de déplacement (utilisation de Chorus) pour les agents de la sous-direction ;
- Attribuer les courriers entrants, enregistrer et expédier les courriers sortants après mise en forme, tenu des
chronos départ ;
- Enregistrer dans l'application BO-Agri (1er niveau avant validation) ;
- Suivre des textes réglementaires dans SOLON en appui aux bureaux ;
- Mettre en ligne des projets de réponses aux Questions Écrites dans REPONSES ;
- Suivre le courrier parlementaire en utilisant l'outil DECOUVERTE / SCRIBE ;
- Gérer les parapheurs (électronique et papier) au sein de la sous-direction, pour signature et avis de la
hiérarchie ;
- Imprimer les pièces constitutives des dossiers en vue des différents RDV, réunions, conseils d'administration
des écoles etc ;
- Coordonner des actions transversales à la sous-direction, en lien avec les bureaux.
En fonction de l'activité de la sous-direction, le sous-directeur et son adjointe peuvent solliciter l'assistante
pour toute tâche en appui des bureaux y compris sur des missions de gestion.
En complément de la collaboration interne avec les bureaux de la sous-direction, les secrétariats des autres
services et sous-direction de la direction générale, le ou la secrétaire/assistante aura pour principaux
interlocuteurs :
- Secrétariat DGER - Cabinet - autres directions du ministère
- Les équipes de direction des établissements d'enseignement supérieur agricole et leur secrétariat
- Les correspondants en charge des diplômes dans les écoles
- Autres ministères et tous les partenaires institutionnels et professionnels en interaction avec la sous direction

Savoirs

Compétences administratives et bureautiques
Maîtrise des outils informatiques (messagerie,
agenda électronique, visio, BO-Agri)
Connaissance de l'enseignement supérieur
Connaissances de base du droit administratif général

Savoir-faire

Réactivité
Rigueur
Autonomie
Sens du travail en équipe
Qualités relationnelles
Capacités rédactionnelles
Sens de la confidentialité