Assistant du Directeur Général des Services - Mairie de Lens H/F - Fonction publique Territoriale

Sous la responsabilité directe du Directeur Général des Services, l'assistant(e) veille au suivi administratif des dossiers instruits et/ou confiés par le Directeur Général des Services et assure la gestion de son agenda.

MISSIONS

- Gestion de l'agenda
- Mise en place et suivi d'une coopération interservices et d'une organisation du travail transversale en assurant l'interface entre la Direction Générale et les différents services municipaux et les institutions extérieures.
- Conduite de toute mission transversale expressément déléguée par le DGS
- Gestion des parapheurs de courriers soumis à la signature des Elus et du Maire avant visa du DGS. Vérification de la procédure de transmission et de la présentation correcte des documents.
- Rédaction de courriers et notes (notamment à l'attention des services)
- Organisation des réunions, des déplacements et rédaction de comptes-rendus
- Participation à l'élaboration, à la présentation, et à l'animation des tableaux de suivi de dossiers des différents services ou des directions
- Recherche d'informations et de documents pour la préparation de dossiers
- Classement et mise à jour des dossiers administratifs
- Gestion électronique des documents
- Vérification de la procédure de transmission et de la présentation conforme des documents dans les parapheurs soumis aux élus et au Maire au visa préalable du DGS
- Transmission des actes réglementaires au contrôle de légalité par dématérialisation
- Tenue des registres des arrêtés et des délibérations
- Aide au traitement des dossiers de contentieux

Le Conseil Municipal

- Préparation des réunions du Conseil Municipal (notes préalables, courriers d'invitation aux Elus et à la presse, communiqués de presse, affichage)
- Constitution des dossiers du Conseil Municipal
- Participation aux séances du Conseil Municipal
- Elaboration des PowerPoint

PRE REQUIS

- Maîtrise des outils informatiques et des outils de gestion (Word, Excel, PowerPoint.)
- Maîtrise de la recherche de documentations diverses
- Bonne culture générale
- Aptitudes à appréhender le fonctionnement des collectivités - sens du service public
- Capacités d'analyse, rédactionnelles et de synthèse
- Maîtrise de l'organisation, de l'optimisation du temps de travail et de la priorisation des tâches

QUALITES REQUISES

- Capacités à prendre des initiatives et à être force de proposition
- Respect des obligations de réserve, de discrétion et de confidentialité
- Extrême réactivité
- Rigueur
- Disponibilité
- Capacités à travailler en équipe et en transversalité
- Qualités relationnelles, sens de la communication et de l'écoute