Assistant Administratif - Communauté de Communes Entre Juine et Renarde H/F - Fonction publique Territoriale

Placé sous la responsabilité de la directrice de la PEEJR vous assurer :
- La gestion administrative de la direction PEEJR,
- Le secrétariat de la Direction,
- La participation à la gestion des RH de la direction,
- La participation à la structuration du service Restauration,
- L'appui logistique sur l'animation d'évènementiels dédiés à la Direction.

- Temps complet
- Rémunération statutaire + régime indemnitaire
- Prise de poste : dès que possible

Prestations sociales :

- Participation de la collectivité à une complémentaire santé labellisée à hauteur de 30 max pour un temps complet ;
- Adhésion au CNAS (sous réserve de remplir les conditions)
- Possibilité d'adhérer à une association du personnel

* Assurer le secrétariat de la Direction

- Organiser des réunions avec les acteurs/services internes en fonction des besoins (convocation, réservation de salle, préparation de documents...)
- Rédiger des comptes-rendus de réunion (Commissions menus, réunions de coordination Enfance, jeunesse et petite enfance, réunions de service etc)
- Accompagner la responsable du pôle administratif dans la rédaction de documents administratifs : convention, délibération, note...
- Gérer des stocks de fournitures administratives
- Accueillir physiquement et téléphoniquement de la direction : renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent, recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Traiter le secrétariat de la direction : gestion, tri et classement du courrier entrant, mettre en forme les courriers destinés aux familles et aux partenaires extérieurs, photocopies
- Appui sur des missions de secrétariat pour les responsables de structures enfance

* Participer à la gestion des RH de la direction

- Mise à jour et suivi des absences des agents (en lien avec les coordinateurs)
- Vérifier auprès de la direction des RH les justificatifs d'absences
- Suivre les heures des agents annualisés
- Enregistrer les candidatures reçues sur l'ensemble de la direction
- Effectuer le suivi des candidatures

* Participer à la structuration du service Restauration

- Recueillir les effectifs au quotidien et ajuster la commande du lendemain si besoin
- Remplir les tableaux : comparatif réel/commandé (repas et goûters : semaine + CDL), suivi effectif global (avec repas enfants, repas adultes et PAI)
- Envoyer les réels à la société de restauration pour la facturation
- Mettre en place et suivre la consommation des produits d'entretien

* Appui logistique sur l'animation d'évènementiels dédiés à la Direction

LES SAVOIRS :

* Bonne connaissance de la fonction publique territoriale, de la Aptitudes rédactionnelles
* Bonnes connaissances des collectivités territoriales
* Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
* Procédures du service
* Logiciels de bureautique
* Vocabulaire professionnel du service
* Procédures administratives
* Techniques de recherche documentaire
* Communication orale et écrite

LES SAVOIRS FAIRE :

* Traitement des dossiers et saisie de documents
* Connaissance des outils bureautiques
* Gestion de l'information, classement et archivage de documents
* Planification et suivi
* Capacité à gérer simultanément plusieurs activités
* Capacité relationnelle dans l'usage des outils de communication : téléphone et internet
* Aptitude rédactionnelle, synthèse, prise de note
* Capacité d'adaptation

LES SAVOIRS ETRE :

* Rigueur et méthode organisationnelle
* Esprit d'initiative, goût pour le travail en transversalité
* Autonomie, écoute et qualités relationnelles
* Discrétion et confidentialité
* Réactivité et initiative
* Sens du service public
* Disponibilité