Adjoint Administratif Service Accueil - Remplacement H/F - Mairie

Placé(e) sous la responsabilité directe de la Responsable du Service Accueil,
Affaires civiles, Élections, Événementiel, Protocole, Vie associative, et en binôme avec l'autre agent chargé(e) d'accueil, votre mission
principale est l'accueil du public et la gestion de l'état-civil/affaires générales/élections/cimetières. Interlocuteur(trice) privilégié (e)
des usagers, vous représentez l'image de la collectivité et répondez aux questions des usagers conformément aux procédures et
cadre réglementaire.
Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
- Renseigner et orienter le public vers les différents services,
- Gérer les demandes des habitants, délivrer les documents administratifs
- Accompagner dans les formalités administratives courantes - Gestion de l'état civil :
- Renseigner les usagers sur les formalités préalables à la constitution des actes de la vie civile,
- Préparer les dossiers de PACS, mariage et parrainage républicain, changement de prénom et de nom...
- Rédiger les actes d'état civil : reconnaissance, naissance, mariage, divorce, décès, duplicata de livret de famille
- Veiller à la bonne tenue des registres d'état civil
- Etablir les différents certificats (de vie, de résidence, de vie commune), les attestations d'accueil, de recensement jeunes citoyens o légaliser les signatures - Gestion des affaires générales :
- Domaine funéraire : assurer les relations avec les pompes funèbres (établir demande de crémation, autorisation de fermeture de
cercueil
- Élections : tenue des listes électorales, inscriptions, radiations
- Gérer la réservation de salles et matériel de la collectivité et tenir à jour le planning o assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques relevant des missions de l'accueil
- Afficher et diffuser l'information
- Participer à la préparation et l'animation de diverses manifestations organisées par la Collectivité

Profil recherché Compétences
- Savoir-être : être organisé et autonome dans l'élaboration et la
conduite du travail, disponible, aimer le travail en équipe et la polyvalence, savoir gérer les situations relationnelles difficiles, sens du
service public - Savoirs : connaissance des procédures administratives de rédaction et des délivrances des acte d'état civil, de
l'organisation générale des services de l'administration, connaître les applications informatiques professionnelles et bureautiques
courantes (Word, Excel, outlook), la connaissance du logiciel e-GRC de Berger Levrault (état civil, élections) serait un plus
- Savoir faire : expérience de l'accueil du public, savoir appliquer des procédures administratives et en assurer le suivi, qualités relationnelles
et rédactionnelles, maîtrise des techniques de secrétariat Profil du candidat - Expérience sur un poste équivalent appréciée
Conditions de travail - CDD de juin à fin novembre 2025 - Quotité de temps de travail : 100%- Horaires réguliers - Salaire selon la grille indiciaire Rémunération : statutaire + primes annuelles

Experience : 1 An(s) - en mairie/administration

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données,Excel, Word

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.