Secrétaire H/F - ALEFPA EEP "Bertha Roos

Sous l'autorité du Directeur et de la Cheffe de Service de l'établissement, vous aurez pour mission de prendre en charge les tâches administratives de l'établissement et d'un Service de Soins et d'Aide à Domicile, et plus précisément :
- Réaliser les missions de secrétariat pour ces deux services
- Etre l'interlocuteur(trice) privilégié(e) des contacts externes (vous accueillez et orientez les partenaires, invités).
- Gérer :
- Les commandes diverses
- Le courrier et les appels téléphoniques
- Le suivi budgétaire (vérification des factures, classement, archivage ; gestion de la caisse, comptabilisation des repas, comptabilisation frais kilométriques familles)
- La gestion administrative des dossiers enfants et salariés (entrées et sorties).
- Assurer le suivi de l'activité (saisir les présences des personnes accompagnées)
- Mettre à jour des outils existants (DUI Ogirys)
- Rédiger les comptes rendus de réunion d'équipe, d'ateliers collaboratifs, de groupes de travail.
- Répondre à des enquêtes statistiques
- Créer des outils, effectuer les mises en page
Vous rendrez compte de vos activités/missions par oral et/ou écrit dans le cadre de l'organisation mise en place au sein des services
- Vous participez au Conseil de la Vie Sociale de l'établissement
- Vous participez à la Démarche d'Amélioration Continue de la Qualité du Dispositif Polyhandicap « Bertha Roos »

Experience : 24 Mois

Compétences : Gestion administrative du courrier, Modalités d'accueil, Accueillir, orienter, renseigner un public, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Archiver des dossiers et documents de référence, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Hébergement médicalisé pour enfants handicapés

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.