Assistant Administratif et Opération Dpmo H/F - IDF Habitat

Sous l'autorité de l'assistante de direction du pôle Patrimoine et Maîtrise d'Ouvrage, vous aurez comme principales activités :

Organisation/qualité :
·Participez activement à la formalisation des pratiques en cours dans la direction notamment celles concernant les différentes étapes des opérations du pôle le maîtrise d'ouvrage ;
· Procèder à l'écriture de procédures internes à la DPMO ou transverses avec la DGLP ou la DAF ;
· Participation à la rédaction de guides sur les actions à effectuer sur ULIS ;

· Participation au suivi des dossiers Dommages Ouvrages ;

· Participation au suivi locataires sur les réhabilitations ;

· Participation au suivi des dossiers de garantie de parfait achèvement (GPA).

Secrétariat de l'équipe :

Accueil physique et téléphonique ;
Rédaction des courriers, compte rendus de réunion, classement des dossiers et mise en place de l'archivage général selon les procédures définies, enregistrement et distribution des courriers relatifs à son activité;
Tenue de l'agenda et organisation des réunions pour le service (gestion des RDV, salles...) ;
Suivi et mise à jour des tableaux de bord du service en lien avec le Directeur du Patrimoine et de la Maîtrise d'Ouvrage (tableaux de passation de marchés, tableaux des opérations en cours...), et du responsable Patrimoine et Sécurité, en collaboration avec l'assistante du service Patrimoine ;
Préparation des dossiers nécessaires pour les réunions ;
Gestion du stock fournitures, petits matériels... ;
Reporting
Etablissement et diffusion des plannings de congés des équipes.
Suivi administratif des opérations et des marchés

Participation à la constitution des dossiers nécessaires aux demandes de financements des opérations, aux votes des locataires avant le démarrage des travaux de réhabilitation, aux réceptions des travaux : notice locataire lors de mises en location, achèvement opérations... ;
Suivi du planning des opérations de réhabilitation, travaux neufs et de gros entretien/ remplacement de composants ;
Suivi des dépenses et des avancements : entreprises et maîtrise d'oeuvre ;
En lien avec les membres du service, participe à la constitution des dossiers appels d'offre en procédure adaptée ou formalisée : établissement des rapports administratifs d'analyse des dossiers des candidats ;
Saisie des marchés et ordres de service, sur le progiciel de gestion ;
Suivi des dépenses et de la facturation des marchés (factures, situations, avoirs, DGD...) ;
Traitement des demandes administratives d'agrément de sous-traitance des titulaires de marchés ;
Gestion des reprographies de plans avec le prestataire dédié.
Divers :

Pouvez être amené(e) à gérer des dossiers spécifiques (Dommage Ouvrage, Certificats d'Economie d'Energie...).

Vos atouts

Formation Bac +2/3 dans le domaine immobilier ou équivalent
Vous avez une expérience avéré (min 3 ans hors alternance) dans un poste similaire
Maîtrise des outils informatique bureautique
Connaissance des principes de la gestion immobilière
Capacités rédactionnelles et goût pour les chiffres
Sens du travail en équipe
Qualités relationnelles
Rigueur, autonomie, organisation, écoute
Sens du service et discrétion (Ce poste est soumis au droit de réserve et de confidentialité)

IDF Habitat, coopérative Hlm engagée pour un habitat abordable, durable et pour tous.

Droit fondamental, nous voulons rendre le logement accessible à tous et partout. C'est notre raison d'être, notre engagement et notre combat depuis plus de 70 ans. Nous oeuvrons ainsi au quotidien pour répondre aux défis sociétaux, sociaux et environnementaux actuels et à venir.

Acteur majeur et dynamique de l'habitat social, IDF Habitat gère près de 12 700 logements sociaux, principalement dans le Val de Marne (94) et les Hauts de Seine Sud (92), et construit en moyenne 110 à 150 logements par an.

Coopérative à taille humaine, nous recrutons DES TALENTS dans une grande diversité de métier : gestion locative, maîtrise d'ouvrage, gestion de proximité, fonctions supports...

Nous rejoindre, c'est s'engager au service de l'intérêt général, donner du sens à votre métier et votre carrière en partageant et en défendant nos valeurs humanistes telles que la solidarité, la proximité, la responsabilité, la coopération et la qualité de service.

Rejoignez l'ensemble de nos collaborateurs(trices) qui font vivre chaque jour nos valeurs et portent nos ambitions.