Assistant de Direction au Sein de la Drci H/F - AP-HP Direction de la Recherche Clinique et de l'Innovation (DRCI)

L'Assistance publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.
Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile.
Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté.
L'AP-HP est le premier employeur d'Ile-de-France : 100 000 personnes - médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers - y travaillent.

Au coeur de l'Institution, le Siège de l'AP-HP rassemble sous un même périmètre les directions fonctionnelles et les établissements qui lui sont rattachés :
CFDC (Centres de Formation et de Développement des Compétences), ACHAT (Achat Centraux Hôteliers Alimentaires et Techniques),
DRCI (Département de la Recherche Clinique et de l'Innovation) et DSN (Direction des Services numériques).
Avec ses 4000 collaborateurs, le Siège assure un rôle d'expert, de pilote et de coordinateur pour l'ensemble des hôpitaux.

Engagée dans des projets novateurs et stratégiques au service des patients, l'AP-HP recherche aujourd'hui de nouveaux talents pour mener à bien sa mission.
Vous êtes l'un d'eux ? Venez nous rejoindre !Hiérarchique : L'assistant(e) de direction est placé(e) sous l'autorité hiérarchique du directeur de la DRCI et de son adjoint.
Fonctionnelles :
- L'encadrement des pôles, secteurs et unités de recherche clinique de la DRCI ;
- Les directions recherche et innovations des groupes hospitaliers universitaires (GHU) de l'AP-HP ;
- Le cabinet du directeur général et ensemble des directions du siège de l'AP-HP et ;
- Les porteurs médicaux.

L'assistant(e) de direction assure en binôme le secrétariat du Directeur de la DRCI et de 3 pôles. Il /elle assure également le secrétariat des instances de la recherche dont la Commission Recherche et Innovation centrale.

Missions
Ø Pour l'ensemble de la DRCI :
o Accueil (téléphonique et physique), gestion des messages électroniques et du courrier postal, gestion des répertoires partagés et de l'archivage des documents numérisés, commandes logistiques et suivi local de l'intendance de la DRCI (site Saint-Louis).
Gestion et préparation logistique des réunions de direction, planification des réunions régulières avec le Directeur de la DRCI, des réunions bimestrielles et des conférences stratégiques des URC.
Gestion du tableau des congés des membres du comité de direction, du tableau de réservation des 3 salles de la DRCI ainsi que des différents listings des référents administratifs et médicaux interlocuteurs de la DRCI. Au titre des directeurs dont il/elle a la charge :
Gestion de l'agenda, des parapheurs, du processus de signature électronique pour certains documents, de la logistique

Ce poste nécessite une première expérience réussie en qualité d'assistant(e) de direction. Il requiert qualités relationnelles, rigueur, sérieux et grande organisation professionnelle (respect des délais). Une connaissance de l'organisation hospitalière ou de l'organisation de la recherche clinique serait appréciée.

Savoir-faire requis
Maîtrise de la suite Microsoft
Capacité à optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
Sens de l'organisation et du classement
Discrétion professionnelle et discernement
Esprit de synthèse et qualités rédactionnelles
Esprit d'équipe, savoir être, polyvalence, dynamisme et maîtrise de soi
Formation et expérience
Niveau Bac/BTS assistant de direction