Gestionnaire de Commissions - Mairie de Grenoble H/F - Fonction publique Territoriale

Au sein de la Direction Vie Institutionnelle, le service de l'Assemblée participe à l'organisation, la préparation, la gestion et le suivi des instances (commissions, conférence des présidents et conseils) avec les objectifs de sécurité juridique et de rapidité du processus. Au sein d'une équipe de 3 agent-es en charge des commissions, et sous l'autorité du/de la chef-fe du service de l'Assemblée, vous assurez le travail de préparation des réunions préparatoires au conseil municipal, groupe de travail et commissions municipales permanentes, par des missions transversales.

Suivre l'ordre du jour des réunions en lien avec le DGA, suivre le chronogramme des groupes de travail et être force de propositions sur les points à inscrire.
Assurer l'organisation des réunions, réservation de salles, commande de repas...
Assurer la complétude des délibérations (annexes...), assurer la relecture des délibérations et veiller à la cohérence de la rédaction
Charger sur webdelib du suivi et de l'avancée des visas des délibérations jusqu'au DGA
Assurer et contrôler les convocations des réunions pour envoi aux élu-e-s, dans le respect des délais et des procédures
Assurer le suivi de l'instruction des subventions inscrites en conseil municipal sur le logiciel Pro, vérifier toutes les demandes pour validation en commission, en lien avec les services et récolter les tableaux supports.
Assurer le recensement des documents qui seront projetés en séances (PowerPoint, résumés...)
Garantir le bon déroulement des séances : organisation de la salle, assurer les projections des documents, faire signer les élu-es la liste des présent-es...
Élaborer les comptes rendus de ces réunions et en assurer la diffusion dans le respect des délais et des procédures.
Assurer le suivi des demandes des élu-es formulées en commissions, en lien avec les services correspondants.
Assurer une polyvalence entre les commissions en cas d'absences.

Organiser et contrôler son travail de manière autonome
Connaître le fonctionnement d'une collectivité
Utiliser l'outil informatique (Logiciel Webdelib, Progos Word, Libre office, Excel, Internet, PPT)
Savoir communiquer avec tous types de public (Direct-rices-eurs et Cheffes-fs de service, Direction Générale, Elu-e-s...)
S'adapter aux situations d'urgence, délais courts
Capacité à travailler en équipe et en transversalité
Esprit rigoureux, méthodique, Capacité rédactionnelle
Soin particulier réservé à la confidentialité
Capacités relationnelles et aptitude au discernement
Assister aux réunions (GT thématiques, GT délibérations et commissions)
Disponibilité pour les horaires de réunion (entre midi et 2 ; et/ou après 18 heures) et contraintes de présence fortes en phase de préparation des séances