Assistante - Assistant de Direction H/F - Ministère de l’Intérieur

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :
Secrétariat :
- Standard - accueil - secrétariat courant
- Enquêtes administratives : réception, transmission, envoi et retour à la préfecture, sous-préfectures, alimentation des tableaux de suivi des enquêtes administratives :
- Naturalisations
- Dossiers d'armes
- Expulsions locatives
- Domiciliations
- Enregistrement des courriers entrants et sortants, et des notes de service de la DDPN dans le logiciel courrier «ALICE»
- Rédaction des bordereaux d'envoi pour l'État Major
- Suivi des transmissions des ordonnances pénales entre le tribunal et les CPN
- Classement et archivage des dossiers

Secrétariat SDRF :
- Renseignement et accompagnement des CPN pour le traitement des diverses demandes
- Diffusion des ouvertures des stages, des recensements, des demandes de jury et préparation des concours auprès des services du département
- Envoi de relances auprès des CPN
- Saisies DIALOGUE 2 formation :
- Inscription des agents sur les stages demandés et envoi des inscriptions à la DZPN
- Création des sessions de stages sur l'application dialogue 2 au niveau du département (toute formation ou recyclage dispensés par les FTSI 02)
- Demande d'agrément pour les coûts
- Alimentation des résultats
- Saisie des E-formations et alimentation des tableaux de suivi
- Suivi de la ROPN (session de formation S3 et S4 et séances de tir)

CHORUS DT : profil «ASSIST»

- Création des ordres de mission (réservations hôtelières+transport)
- Création des états de frais pour mise en paiement

Activités du service :
Traitement du courrier (enregistrement des arrivées/départs), statistiques, standard téléphonique, secrétariat du Centre Départemental des Stages et de la Formation
Composition et effectifs du service :

2 AA
Liaisons hiérarchiques :
Le chef du SDRF
La directrice départementale

Liaisons fonctionnelles :
Le chef du SDSO et son adjoint
la DZRFPN
le SGAMI Nord
la préfecture de l'Aisne
Autres administrations

Connaissances techniques :

- Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau maîtrise requis
- Avoir des compétences budgétaires et comptables - niveau initié requis

Savoir-faire :

- Savoir travailler en équipe : niveau pratique requis
- Savoir s'organiser : niveau pratique requis

Savoir-être :

- Avoir le sens des relations humaines : niveau pratique requis
- Savoir s'adapter : niveau pratique requis
- Savoir accueillir : niveau pratique requis
- Savoir s'exprimer oralement : niveau pratique requis