Assistant en Charge de l'Événementiel En Remplacement d'Un Congé Maternité H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Mission 1 : évènementiel
- Tenir à jour un calendrier annuel des manifestations protocolaires et événementielles en collectant les informations liées aux manifestations ayant lieu dans l'établissement.
- Organiser et coordonner la mise en place des manifestations protocolaires et événementielles (réunions, réceptions, cérémonies diverses) passant par la relation et l'organisation de réunions avec l'ensemble des services concernés, la réalisation des déroulés et des dossiers des cérémonies et manifestations, la gestion des prestataires, la gestion des installations et dispositifs protocolaires, l'accueil des invités...
- Réceptionner, contrôler et faire valider les fiches événements, transmettre les informations au service logistique (via le logiciel Asana) et au service communication.
- Rechercher et gérer les prestataires (devis, commandes, suivi du budget, habilitations diverses), assurer le suivi des commandes jusqu'à la livraison /réalisation des prestations.
- Réceptionner les demandes de goodies, les préparer et suivre les stocks.
- Assurer un suivi rigoureux des demandes d'événements et maintenir une excellente communication avec les demandeurs (étudiants, enseignants, partenaires extérieurs).

Mission 2 : assistanat de direction (seulement en cas d'absence de l'assistante de direction)
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat et l'orientation des visiteurs.
- Assurer la réception, le traitement et le dispatching du courrier entrant de l'établissement.
- Gérer l'ensemble des tâches du secrétariat de direction : gestion de l'agenda, organisation des rendez-vous et des réunions, suivi des demandes de la directrice et de la directrice de cabinet, réservation des titres de transport, restaurants et hôtels de la directrice.
- Etablir et suivre le circuit des bons de commande, ordres de mission et services faits de la directrice.
- Suivre les demandes adressées au cabinet et préparer les dossiers en vue des réunions institutionnelles et administratives.
- Rédiger certains courriels et courriers de la directrice, notes de service et arrêtés.
- Diffuser les messages à l'attention des différentes communautés de Sciences Po Aix.
- S'assurer de la bonne circulation des parapheurs (enregistrement, mise en oeuvre des documents, relecture...).
- Commander et suivre le stock des fournitures et s'assurer des diverses prestations (café d'accueil...).
- Classer et archiver annuellement les documents et les dossiers.

Savoirs :
- Connaissance des techniques de secrétariat et d'accueil
- Expérience avérée dans l'évènementiel
- Connaissance de l'anglais écrit et parlé

Savoir-faire :
- Savoir organiser et planifier ses activités
- Maîtriser les techniques événementielles
- Savoir s'exprimer oralement et rédiger à l'écrit avec aisance
- Maitriser les outils informatiques (Word, Excel) et le logiciel Asana
Afficher la suite
- Savoir travailler en équipe projet
- Maîtriser les procédures de classement et d'archivage

Savoir-être :
- Faire preuve de discrétion
- Aisance relationnelle
- Réactivité et dynamisme
- Organisation, autonomie et rigueur
- Communiquer
- Savoir rendre compte, être fiable et transparent