Agent Administratif - Pôle Affaires Générales H/F - Mairie

La Ville de Chalonnes-sur-Loire, membre de la Communauté de Communes Loire Layon Aubance, recrute
un agent administratif pour le pôle des affaires générales (H/F), spécialisé en particulier dans la gestion
des affaires funéraires.
Sous l'autorité hiérarchique de la directrice des affaires générales, de l'aménagement et de l'attractivité,
l'agent sera intégré au sein d'une équipe actuellement composée de 4 agents administratifs et d'une
adjointe à la responsable.
Dans le cadre du projet de service, une démarche innovante vise à créer un accueil unique réunissant
l'accueil général, le Centre Communal d'Action Sociale (CCAS) et France Services afin d'offrir aux usagers
un point d'entrée simplifié pour l'ensemble de leurs démarches administratives et sociales

Missions principales :

Accueil général de la mairie - service courrier :
- Accueil physique et téléphonique du public ;
- Gestion des demandes de carte nationale d'identité et de passeport ;
- Gestion des formalités administratives diverses (recensement citoyen, débits de boisson ) ;
- Gestion des locations de salles municipales ;

Renseigner les usagers sur les services de l'Etat Civil - élections - affaires funéraires :
- Traitement des actes d'état civil ;
- Etablissement des dossiers de PACS et de mariage ;
- Gestion des listes électorales et participation aux élections ;
- Travaux de secrétariat divers.

Spécialisation Affaires funéraires :
- Accueillir, renseigner et accompagner les familles dans leurs démarches funéraires avec discrétion
et empathie.
- Instruire et enregistrer les demandes des opérateurs funéraires et des administrés, vérifier la
conformité des dossiers et rédiger les autorisations nécessaires (inhumation, exhumation,
renouvellement ou échange de concessions).
- Assurer la gestion administrative des dossiers funéraires : mise à jour, classement, archivage, suivi
des échéances et envoi des notifications.
- Participer à la régie de recettes liée aux opérations funéraires (encaissement, gestion des
paiements).
- Veiller au respect du règlement du cimetière auprès des administrés et opérateurs funéraires.
- Participer aux opérations de reprises des concessions et proposer des améliorations du service
funéraire, en lien avec la directrice des affaires générales, de l'aménagement et de l'attractivité et
l'élu aux affaires funéraires et l'élu aux affaires funéraires.

* Profil recherché :

Savoirs :
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des services à la population.
Connaissance de la réglementation funéraire (expérience et/ou formation dans le domaine
appréciées).
Procédures relatives aux formalités administratives (tenue des registres, délivrance d'autorisations,
instruction des dossiers).

Savoir-faire :
- Maîtrise de l'outil informatique ;
- Qualités rédactionnelles ;
- Savoir organiser, classer et archiver ;
- Savoir prioriser les tâches et alerter sa hiérarchie ;
- Respecter les délais administratifs de traitement des demandes ;
- Savoir orienter le public vers les services compétents, et transmettre les messages téléphoniques et courriers ;
- Maîtriser les techniques d'accueil et d'écoute.

Savoir-être :
Sens du travail en équipe.
Rigueur, capacité d'organisation, d'anticipation et de réactivité.
Esprit d'analyse et de synthèse.
Sens du service public.
Sens des relations humaines et de l'écoute, diplomatie.
Esprit d'initiative, autonomie.
Polyvalence.
Discrétion et devoir de réserve.
Sens de l'organisation, rigueur, méthode.
Capacité d'adaptation aux nécessités du service.

* Conditions de travail :

Horaires de travail
o Lundi, mardi, mercredi, jeudi, vendredi : 9h00-12h30 / 13h30-17h00
o Samedi 8h30-12h00 (selon planning - roulement au sein de l'équipe)
Télétravail possible, uniquement pour la réalisation d'un travail spécifique (en accord avec la
responsable de service)
Travail le week-end lors des scrutins

Rémunération :
Statutaire (cadre d'emplois des adjoints administratifs)

Experience : 1 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Modalités d'accueil, Archiver des dossiers et documents de référence, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Classer des documents, Assurer la gestion administrative d'une activité, Accueillir, orienter, renseigner un public, Utiliser les outils numériques, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.