Gestionnaire de Scolarité H/F - Aix Marseille Université

Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité du service : recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information, informer, orienter dans leurs démarches les interlocuteurs.

Activités principales

1/ Accueil physique, téléphonique de qualité et réponses par mel aux étudiants

2/ Gestion administrative :

Suivi des inscriptions pédagogiques
Suivi de certains dossiers spécifiques (stages, césure, transferts...)
Préparer, en lien avec les enseignants, les demandes de consultation de copies
Appui à l'ensemble des activités du service
Archivage

3/ Organisation des examens

Participer à l'organisation logistique des examens
Préparation matérielle des épreuves (réservation de salle, reprographie, inventaire...)
Suivi et mise en oeuvre du calendrier
Gestion des copies et des notes
Affichage
Suivi et préparation des recours

Conditions particulières d'exercice
Contraintes liées au poste : être disponible lors des pics d'activité (rentrée, inscriptions, examens) et aux horaires d'ouverture du public.

Positionnement hiérarchique
Placé sous la responsabilité de la responsable de la scolarité du site d'Aix-en-Provence

Connaissances et savoirs :

Appréciation de la connaissance du fonctionnement des Universités
Maîtrise des techniques de secrétariat (gestion des courriers, courriels, archivage...)
Compétences en accueil physique et téléphonique
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, aisance avec Internet)
Connaissance des plateformes de gestion de la scolarité appréciée

Savoir-faire :

Réception et gestion des messages
Accueil du public
Enregistrement, classement et distribution de documents
Rédaction de messages et courriers
Capacité à rendre compte
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Savoir-être :

Rigueur, maîtrise de soi et sens du service public
Sens relationnel et courtoisie
Aptitude au travail en équipe et autonomie
Disponibilité et sens de la confidentialité