Assistant de Monsieur le Maire - Commune de Beausoleil H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité hiérarchique du Chargé de Mission, vos missions sont :
- Gestion de l'agenda et du secrétariat de Monsieur le Maire ;
- Protocole / Evènementiel ;
- Gestion de l'accueil du Cabinet du Maire.

Missions Principales :
* Gestion de l'agenda de Monsieur le Maire :
- Gérer l'agenda du Maire en lien avec la Coordinatrice de Cabinet ;
- Engager la prise de RDV avec rigueur et organisation (complémentarité avec la responsable pour les RDV découlant des doléances) ;
- Organiser l'ensemble de la coordination autour de l'agenda du Maire : déplacements, réservations de salles, discours, etc ;
- Préparation des dossiers en lien avec les RDV, les réunions ;
- Etablir les bons de commande et rédiger les certificats administratifs sous le contrôle de la responsable ;
- Suivi des invitations extérieures et manifestations organisées sur Beausoleil travail collaboratif avec l'équipe du cabinet (tenir à jour le tableau des manifestations, informer les élus et s'assurer de leur participation),

* Protocole / Evènementiel :
- Transversalité avec l'ensemble des Services de la Commune afin de recenser et de connaitre le dérouler des manifestations organisées par la collectivité ;
- Etablissement des listes des présents lors des événements auxquels M le Maire participe ;
- Sur demande du Maire, participation aux manifestations de la ville et aux événements protocolaires en présence du Maire.

* Gestion de l'accueil du Cabinet du Maire :
- Accueil physique et téléphonique ;
- Accueil des rendez-vous du Maire ;
- Réception du public du Cabinet du Maire ;
- Réception et orientation des appels et messages téléphoniques ;
- Centraliser les informations sur la plateforme internet du Cabinet (Evernote) et diffuser ces éléments aux membres du Cabinet qui assurent le traitement, le suivi et le retour d'information au Maire / et ou aux collaborateurs compétents,

Transversalité avec l'ensemble des Services.

* Missions Complémentaires :
1 - Secrétariat de M. Le Maire :
- Enregistrement du courrier sur le logiciel Maarch et suivi des réponses A/R en cas d'absence de l'Assistante administrative ;
- Suivi des naissances et des décès (rédaction, enregistrement, tri, diffusion et archivage) en cas d'absence de l'Assistante administrative Rangement, classement et archivages des documents du Cabinet.

2 - Protocole / Evènementiel :
- Envoi des invitations aux manifestations organisées par la ville de Beausoleil et gestion des réponses des présences des autorités ;
- Organisation d'événements en lien avec les compétences inhérentes au Cabinet du Maire.

Contraintes spécifiques du poste :
- Adaptabilité ;
- Polyvalence ;
- Disponibilité ;
- Contraintes horaires : les horaires sont variables et peuvent changer selon les besoins du Maire et du Cabinet ;
- Heures supplémentaires soirs et week-end ;
- Horaires : Sur la base de 35 heures ;
- Du lundi au vendredi : 10h00-12h30 / 13h30-18h00 ou 13h00 - 20h00.

Connaissances :
- Maîtrise de l'outil informatique ;
- Connaissance du fonctionnement interne de la collectivité ;
- Maîtrise des procédures administratives ;
- Sens du travail en équipe.

Compétences :
- Compétences rédactionnelles ;
- Organisation, méthodologie, rigueur ;
- Faire preuve de discernement ;
- Capacité d'analyse, prise d'initiatives ;
- Réactivité.

Comportement :
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;
- Souriante, ponctuelle et disponible ;
- Qualités relationnelles, d'écoute Diplomatie, patience, tolérance.

Diplômes requis : Bac +2 minimum ou expérience professionnelle.