Chargée - Chargé d'Accueil ou de Service aux Usagers H/F - Ministère de l'Agriculture, de la Souveraineté alimentaire et de la Forêt
- Strasbourg - 67
- Fonctionnaire
- Ministère de l'Agriculture, de la Souveraineté alimentaire et de la Forêt
Les missions du poste
Accueil physique et téléphonique :
- Renseigner, orienter les visiteurs, maîtriser les éléments nécessaires à la sécurité (filtrer les visiteurs), réceptionner et diffuser les colis.
- Programmer les cartes d'accès (logiciel CAP)
- Courrier : Réceptionner le courrier de la Poste et du service courrier de l'Unistra, le distribuer aux différents services.
- Gérer le planning de réservation du parc automobile de la structure (véhicules et bicyclettes).
Secrétariat :
Pour le service logistique :
- Assurer des activités de secrétariat
- Contrôler les factures
- Faire les demandes d'achats
- Gérer les documents dans la GED
- Gérer les stocks, commandes des fournitures de bureau et de produits annexes.
- Gérer divers dossiers tels queles cartes Passcampus, les badges distributeurs.
Pour le secrétariat général :
- Organiser les déplacements des personnels du secrétariat général et gérer leurs missions(préparer les ordres de mission (SIFAC) et réserver les titres de transport auprès du prestataire, gérer les remboursements (SIFAC), assurer le suivi et transmettre les états liquidatifs).
Pour le service des ressources humaines :
- Préparer les gratifications de stages
- Préparer les dossiers de télétravail
- Mettre à jour du tableau pour la médecine du travail et prise des rendez-vous.
- Préparer les dossiers pour les frais de transports domicile-travail et transmission au ministère.
Autres activités : Gérer divers dossiers tels queles cartes Pass campus, les badges distributeurs
Le profil recherché
Savoirs et Savoirs faire :
- Connaître l'environnement professionnel
- Suivre et appliquer les consignes et réglementations
- Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique
- Savoir communiquer et transmettre des consignes et procédures
- Savoir rendre compte
- Enregistrer et classer les documents
- Maitriser les outils bureautiques (Word, Excel). La connaissance de SIFAC est un plus
Savoir-être :
- Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil
- Avoir le sens relationnel
- Savoir rédiger des courriers et des documents administratifs simples
- Faire preuve de réactivité
Champ relationnel : Relation avec l'ensemble des services de l'école, les prestataires extérieurs, les étudiants, les usagers occasionnels.