Adjoint Administratif - Tribunal Judiciaire Demontlucon H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

L'adjoint administratif est chargé de fonctions administratives d'exécution, comportant la connaissance et l'application de règlements administratifs. Il peut également être chargé de fonctions d'accueil et de secrétariat (article 4 du décret n° 2006-1760 du 23 décembre 2006). Il peut exercer ses fonctions dans tous les services judiciaires.

1- Direction/Administration/ Gestion :

Secrétariat :
- Enregistrer le courrier, en assurer le suivi et le classement
- Organiser la documentation
- Diffuser et afficher l'information
- Dactylographier et mettre en page les documents
- Collecter des éléments statistiques et renseigner des tableaux de bord

Accueil :
- Orienter les usagers vers le service ou l'interlocuteur compétent
- Donner des renseignements d'ordre général
- Mettre à disposition les listes et les coordonnées des partenaires institutionnels

Classement et archivage :
- Organiser et suivre le plan de classement du service
- Archiver les documents et les dossiers

2- Droit/ Procédure :

Enregistrement des procédures :
- Réceptionner les pièces de procédure
- Enregistrer dans les applicatifs métiers
- Mettre le dossier à la disposition des avocats
- Gérer la communication électronique du dossier
- Transmettre les dossiers aux services compétents
- Réception et préparation d'actes, de certificats de dépôt, de certificats de non-recours

Aide à la préparation et au suivi des audiences :
- Établir les avis, les convocations
- Préparer la notification des décisions
- Classer les pièces au dossier

Gestion des originaux et copies :
- Classer les originaux au rang des minutes
- Apposer les mentions nécessaires sur les minutes
- Préparer la délivrance des copies

3-Logistique / Fonctionnement :

Accueil, information et renseignement :
- Gérer les messageries, répondre aux expéditeurs et/ ou transférer au service ad-hoc. Rechercher le renseignement manquant
- Répondre aux appels téléphoniques, orienter les demandes, gérer les appels conflictuels
- Gérer l'accueil physique des justiciables ou des partenaires institutionnels, savoir garder son calme, rechercher une réponse adéquate

Votre hiérarchie :

La cheffe de service et la directrice de greffe.

Vos interlocuteurs métiers :
- Les collègues administratifs et greffiers, les magistrats, le service administratif régional de RIOM, la cellule informatique de proximité.
- Les usagers du service public
- Les juridictions du ressort
- Les auxiliaires de justice
- Les partenaires institutionnels