Assistant de Direction - Mairie de Loches H/F - Fonction publique Territoriale

L'agent sera responsable du traitement des courriers, courriels et de diverses informations, de leur diffusion dans les services après consigne et de leur suivi.
L'agent sera chargé d'apporter une assistance à la Directrice Générale de Services en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.

Traitement des courriers, courriels, autres informations, y compris internes
* Structurer une base de données de suivi du traitement des documents reçus de l'extérieur ou via les différents services de la collectivité (courriers - courriels - autres informations) :
o Enregistrement
o Transmission aux services concernés à partir des consignes de Monsieur le Maire et de la Directrice Générale des Services
o Enregistrement de la réponse apportée
o Si nécessaire, suivi de la réalisation de l'action annoncée dans la réponse
* Saisir et mettre en forme tous types de courriers et de notes internes.
Organisation de la vie professionnelle de la Directrice Générale des Services et accueil
* Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien de la Directrice générale des Services (prise de RDV, courriers, e-mails, congés...).
* Réceptionner, filtrer et transmettre les massages téléphoniques et courriels.
* Accueillir physiquement les rendez-vous.
* Renseigner les interlocuteurs, adapter son discours et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent.
* Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, conférences téléphoniques...).
* Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission de la Directrice Générale des Services (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions...).
* Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.

Gestion, suivi et archivage des notes et de la documentation de la Directrice Générale des Services
* Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).
* Gérer et actualiser la documentation professionnelle réglementaire.
* Rendre compte, à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et de la transmission des informations.
* Rassembler, saisir et mettre en forme des documents de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting...)

Autres missions :
* Effectuer des missions de l'assistante du Maire et de la responsable des Actes en leur absence,
* Participer à toute autre mission nécessaire au bon fonctionnement du service,

Savoirs :
* Maîtriser la syntaxe, l'orthographe et la grammaire,
* Maîtriser parfaitement les techniques d'expression écrite et orale,
* Maîtriser l'outil informatique et en particulier des logiciels de bureautique,
* Connaître le fonctionnement des institutions et l'organigramme de la collectivité,
* Mettre à jour les fonds documentaires,
* Être titulaire du Permis B.

Savoir-faire :
* Savoir assimiler rapidement les enjeux et le vocabulaire professionnel du poste,
* Etablir une relation de confiance avec la Directrice Générale des Services, Monsieur le Maire et les élus,
* Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur,
* Classer et archiver des documents.

Savoir-être :
* Très grande discrétion
* Disponibilité, diplomatie et dynamisme,
* Capacités organisationnelles, de hiérarchisation des priorités et d'anticipation,
* Gestion des urgences, être capable d'évaluer et d'anticiper les demandes dans le respect des échéances.
* Capacité d'écoute, de pédagogie et d'adaptation,
* Sens des responsabilités, du relationnel (avec les élus, la hiérarchie, les collègues et les usagers), du travail en équipe, de l'esprit d'initiative et du Service Public,
* Qualités de rigueur, de ponctualité, de serviabilité et de probité.