Assistant Secrétariat de Service H/F - Fonction publique de l'État
- Mont-de-Marsan - 40
- Fonctionnaire
- Fonction publique de l'État
Les missions du poste
Au sein du Service SSA, l'adjoint(e) administratif(-tive) devra sous l'autorité du chef de service prendre en charge la gestion des missions du secrétariat du service notamment l'ensemble des actes administratifs pour les différents agents en charge de missions d'inspection dans les différents domaines spécialisés de la sécurité sanitaire des aliments.
DESCRIPTION DES MISSIONS :
- Gestion des flux d'informations écrites (courriers, courriels (enregistrement, attribution, archivage), mise en forme) et orales (téléphone, accueil professionnel) pour en assurer la réception, retranscription et rediffusion appropriée selon procédures internes
- Classement et archivage de l'ensemble des supports (papier et numérique) reçus et produits
- Préparation des éléments de réponse et rédaction des actes administratifs en lien avec dossiers traités par le service SSA
- Gestionnaire Tableaux de bord SSA
- Gestion administrative Certification à l'export sur Expadon 2, Traces NT
- Gestion administrative des petits producteurs d'oeufs (attribution code oeuf) et des associations de chasse (ACCA)
- Gestionnaire des appareils de mesure (thermometres : identification, suivi de l''étalonnage régulier par organisme agréé, reforme des hors d'usage)
CHAMP RELATIONNEL :
- Relations hiérarchiques avec le chef du service SSA et la Direction
- Relations fonctionnelles avec les agents SSA, SPAE et des autres services de la DDETSPP
- Relations externes : Usagers, Professionnels, Collectivité territoriale, autres services de l'Etat (ARS, Affaires maritimes, Gendarmerie, Police, Douanes, etc.)
Le profil recherché
SAVOIRS :
Techniques generales de secretariat
Domaines d'action et procedures SSA
Connaissance des applications métiers utilisées en SSA (SORA, Expadon 2, Traces NT)
Risques juridiques lors de la pre-instruction des dossiers et respect des délais
SAVOIR-FAIRE :
Sens aigu de l'organisation
Rédaction de documents administratifs officiels
Positionnement et pédagogie en situation d'accueil et d'information du public et des professionnels
Fort esprit d'équipe
Adaptabilité et reactivité en période de crise