Secrétaire de Direction - Sis du Bas-Rhin H/F - Fonction publique Territoriale

Le secrétaire de direction assiste le président et le vice-président du conseil d'administration du service d'incendie et de secours du Bas-Rhin, le directeur départemental (DDSIS) et le directeur départemental adjoint (DDA). Il est placé sous l'autorité du DDSIS.

Assistanat :
- Organisation de l'agenda et des rendez-vous selon les priorités, rappel des échéances ;
- Réception, tri et filtrage des appels téléphoniques, transmission des messages ;
- Suivi du courrier adressé aux élus et aux directeurs, préparation de certains courriers de réponse (remerciements, condoléances, félicitations, invitations...) ;
- Mise en forme des courriers, notes et documents transmis par les directeurs ;
- Organisation de réunions (planification dans les agendas respectifs, préparation des ordres du jour et des dossiers, réservation de salles, logistique...) ;
- Organisation des déplacements des autorités (ordres de mission, billets de train, hébergement...) ;
- Saisie dans le logiciel de gestion du temps de travail pour le compte des directeurs.

Secrétariat :
- Participation à l'enregistrement du courrier avant redistribution vers les services pour traitement ;
- Préparation, diffusion et saisie des plannings des permanences des officiers de sapeurs-pompiers professionnels ;
- Contrôle des parapheurs (signatures) ;
- Mise à jour de l'annuaire des SDIS et saisie dans le logiciel INFOSDIS (grèves, enquêtes diverses...).

Autres missions :
- En cas de besoin, soutien du chef du service de l'administration générale dans ses missions : gestion des instances de gouvernance, gestion de l'accueil, entre autres ;
- Maître d'apprentissage : certaines années, le secrétaire de direction peut être amené à encadrer un élève/étudiant préparant un diplôme dans le domaine de la gestion administrative.

Avantages liés au poste : prime de fin d'année, carte titres-restaurant, participation employeur (75 %) à la prise en charge des frais de transport collectif ou forfait mobilités durables, prestations, GAS 67, CNAS, carte CEZAM, participation employeur (30% avec plafond de 70-) à la protection sociale complémentaire (santé et prévoyance), télétravail possible sous condition.
Durée hebdomadaire : 35 h (aménagés à 40h/SEM avec 21 jours de RTT en 2025)

- Rigueur, discrétion, esprit d'initiative, autonomie, sens de la diplomatie ;
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et des techniques de secrétariat ;
- Connaissance de la langue allemande.

Formations ou expériences souhaitées :
Bac +2 secrétariat / assistanat de direction ou expérience confirmée dans le domaine