Assistante Administrative - Assistant Administratif au Pôle Événementiel - Sepco H/F - Conseil d'Etat

Sous l'autorité du chargé de mission du pôle événementiel et de la secrétaire de section, vousêtes chargé(e) des tâches suivantes :

1/ Organisation matérielle des colloques, en lien avec le chargé de mission événementiel :
- Préparation en amont : envoi des invitations, gestion des inscriptions via une plateforme en ligne, envoi des réponses aux demandes d'inscription, participation à l'élaboration du dossier du participant;
- Organisation matérielle : prise en charge des intervenants venant de l'extérieur, préparation de la salle où se tient l'évènement avec mise en configuration «évènement» (places nominatives pour les personnalités, places réservées pour VIP, places réservées «presse», etc.);
- Présence sur site lors des manifestations, accueil et enregistrement du public et des intervenants, gestion des retardataires, émargement des avocats;
- Suivi des manifestations : attestations de présence, courriers, lien avec les partenaires, suivi statistique pour le rapport annuel;
- Mise à jour régulière des contacts (base ACCESS ou autre application).

2/ Participation à d'autres opérations de gestion administrative de la section, en appui à la secrétaire de section :
- Participation tout au long de l'année à la création des fiches des avis du rapport d'activité et versement de ces fiches dans l'application dédiée (Baceka);
- Gestion et suivi de l'appel à manifestation d'intérêt, organisé tous les deux ans pour mettre en oeuvre des projets à l'initiative des universitésfrançaises;
- Participation à l'organisation du prix de thèse en droit public, tous les deux ans;
- Soutien dans l'organisation des études à la demande du Premier ministre;
- Contribution ponctuelle aux différents projets de la section pour leur mise en oeuvre.

Une disponibilité les jours de colloques sera nécessaire.

Liens hiérarchiques et fonctionnels :

N+1 :chargé de mission événementiel

N+2 : cheffe de service, secrétaire de la SEPCO

Vous avez une bonne connaissance de l'administration et vous maîtrisez les applications bureautiques. Une expérience au sein du secteur public est souhaitée.

Vous possédez lescompétences etsavoirs suivants :

Connaissances


· Techniques de rédaction administrative
Afficher la suite
· Utilisation des outils bureautiqueset gestion de bases de données

· Connaissances de l'organisation administrative

Niveau pratique

· Connaissances en droit public

Savoir-faire

Niveau maîtrise

· Sens du dialogue et capacité d'écoute

· Sens du contact

· Travail en partenariat interne comme externe

· Gestion des relations professionnelles et de collaboration

· Rapidité et fiabilité dans l'exécution des travaux

· Sens de l'organisation et esprit d'initiative,

· Capacité de travail en équipe (passage de consigne)

Savoir-être

· Aisance relationnelle et capacité d'adaptation à des interlocuteurs institutionnels variés

· Sens du travail en équipe

· Disponibilité et réactivité

· Connaissance du protocole et sens de la hiérarchie