Gestionnaire des Soins Externes H/F - Fédération Hospitalière de France

Descriptif L'ÉTABLISSEMENT :
Le Centre Hospitalier de Valenciennes est une structure de santé comptant près de 5000 salariés.

Avec près de 2000 lits, le CHV est le 1er Centre hospitalier général de France et le 3ème hôpital de la région Hauts de France, après le CHRU de Lille et le CHU d'Amiens ; il est l'un des 30 plus importants hôpitaux de France.

Il couvre un bassin de santé de 800 000 habitants et regroupe l'ensemble des spécialités médicales, à l'exception de la chirurgie cardiaque, de la radiothérapie et de la greffe.

LE POSTE :
Missions :
Assurer la gestion de la chaine administrative des soins externes :
o de la prise de rendez-vous, de l'accueil des usagers, de la création du dossier administratif, de l'encaissement à la facturation exhaustive des consultations et actes externes,
o dans le respect des règles d'identito vigilance, de confidentialité et de règles de bonnes pratiques de la FIDES.

Activités :
- Assurer un accueil attentif, courtois, rapide et efficient
- Assurer une communication et/ou information complète et précise à l'usager
- Répondre à la demande des usagers
- Orienter les usagers
- Appliquer les règles d'identito vigilance lors de la création, de l'actualisation du dossier de l'usager : état civil, adresse...

Activités spécifiques à la prise de rendez-vous physique et téléphonique :
- Gérer les reports
- Alerter l'encadrement en cas de reports multiples et de plages surchargées
- Communiquer et rédiger des courriels au personnel médical
- Créer et/ou modifier les plages de rendez-vous selon les impératifs médicaux

Activités spécifiques à la chaine administrative des soins externes :
- Enregistrer l'usager dans l'UF de consultation adéquate
- Vérifier les ouvertures de droits auprès des organismes débiteurs :
o régime principal et complémentaire
- Planifier les rendez-vous en fonction des plages et spécificités médicales
- Facturer l'exhaustivité des consultations et actes externes, en temps réel, dans le respect des règles de la FIDES
- Réaliser le suivi des indicateurs FIDES
- Prendre en compte les alertes d'erreurs en amont de la facturation et y remédier
Relations professionnelles les plus fréquentes :
Le personnel d'encadrement de proximité et des autres secteurs des consultations
Les médecins, les personnels des plateaux techniques et des services de soins
Le personnel de la gestion-patients/facturation

PROFIL RECHERCHÉ :
Savoir et savoir-faire requis :
- S'exprimer en public, en face à face auprès d'une ou de plusieurs personnes
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant du domaine d'activité
- Maîtriser :
o la structure hospitalière et ses spécificités
o la gestion de la prise de rendez-vous.
o la gestion administrative informatisée des soins externes
o la codification des :
· actes NGAP,
· codes CCAM RPPS praticien
· forfaits
- Utiliser les outils « bureautique » et les logiciels métiers
- Actualiser en permanence ses connaissances en matière de facturation
- Appliquer les règles de bonnes pratiques d'accueil et d'identito-vigilance
- Gérer l'activité libérale
- Réaliser les encaissements en qualité de régisseur principal ou suppléant
Autres compétences :
- Disposer de qualités relationnelles avérées :
o être courtois, souriant, rapide, discret
- Avoir une présentation irréprochable
- Respecter le secret professionnel
- Etre organisé, méthodique, rigoureux, disponible
- Etre autonome et travailler en équipe
- Savoir gérer ses émotions, son stress face aux fluctuations d'activité :
o amplitude de travail, afflux massifs ponctuels, agressivité verbale des usagers

Conditions particulières d'exercice :
- Concentration permanente compte tenu des impacts :
o d'identito-vigilance et
o financiers qui résultent d'un enregistrement en temps réel
- Gestion d'afflux massifs ponctuels d'appels téléphoniques et/ou d'usagers
- Relationnel important avec le corps médical
Horaires variables :
- Organisation de travail cyclique sur 6 semaines
- Horaires « paquebot » modulables en fonction de l'activité médicale :
o du lundi au vendredi entre 7h45 et 18h et le samedi de 8h à 12h30
Correspondance statutaire :
Adjoint administratif hospitalier
Type de contrat
· CDD
· Temps plein

Nos avantages
· Développement des compétences continu (formations, mobilité interne...)
· Évolution de carrières et de rémunération
· Crèche/ SELF / Conciergerie / Casiers courses / Parkings réservés au personnel / Billetterie...
À compétences égales, ce poste est également ouvert aux candidatures de personnes en situation de handicap.