Assistante Responsable de Pôle H/F - Fédération Hospitalière de France

Descriptif L'ÉTABLISSEMENT :
Parce que vous avez une grande idée de l'hôpital, rejoignez nos équipes !
Premier employeur de la Sarthe, le CH Le Mans fédère les compétences et les énergies de 4 700 professionnels.
C'est le siège du SAMU 72 et du 2e service d'urgences de la région Pays-de-la-Loire.
En toute objectivité ;-), le CH Le Mans est l'un des plus grands centres hospitaliers non universitaires de France.
Avec une particularité : avoir su grandir sans perdre la dimension humaine qui donne du sens à notre engagement.
LE POSTE :
Mission principale : Au sein du Pôle Urgences Médecine Réanimation, vous réalisez les travaux de secrétariat en lien avec le fonctionnement du Pôle
Plus précisément :
Travail de frappe et diffusion
Frappe de courriers, notes de service pour le chef de pôle et le cadre supérieur de santé
Participation aux bureaux de pôle, gestion des ordres du jour et comptes rendus, organisation, invitation, réservation salle
Participation aux réunions cadres du pôle avec gestion des intervenants et compte rendus
Rédiger et mettre en forme des notes
Organisation des réunions médecins/cadres de tous les secteurs et du conseil de service du SAU : réservation salle, invitation, diffusion des ordres du jour, gestion des intervenants et comptes rendus
Tâches en lien avec l'organisation du Pôle et la gestion des moyens :
Gestion du secrétariat et de l'agenda du chef de pôle et du cadre supérieur de santé
Assurer la coordination administrative et logistique de la gestion des projets du pôle en appui du chef de pôle et du cadre supérieur de pôle
Travaux liés à l'élaboration du rapport d'activité du pôle, participation au suivi de dossiers du pôle
Gestion des demandes bureautique/téléphonie, de l'arrivée/départ des médecins + gestion des médecins intérimaires, gestion des enquêtes
Affectation des permissions suite à la création d'un dossier partagé, mise à jour de l'annuaire Intranet, organisation des réunions qualité
Gestion médico-économique : Participation aux préparations des Ateliers de Gestion (ATG) et aux ATG en vue de préparer la Revue de Gestion Stratégique (RGS)
Analyse mensuelle des données d'activité en lien avec les objectifs décrits dans le contrat de pôle
Gestion du suivi de l'exhaustivité des codages
Gestion documentaire : Référent GED (intégration des nouvelles procédures dans la GED)
Archivage important, transmission de l'information
Implication institutionnelle : Participation aux réunions cadres du secrétariat médical et assistantes des responsables de Pôle et aux groupes de travail institutionnels.
Horaire de travail : 36h40 soit 7h20 par jour
PROFIL RECHERCHÉ :
Profil recherché : Diplôme de niveau Bac +2 exigé, de type BTS Assistant de Direction ou équivalent. Expérience confirmée dans un poste d'assistanat de direction. Une connaissance du fonctionnement des établissements publics de santé serait un atout apprécié.
Compétences techniques : Maîtrise indispensable des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook et OneNote. Capacité à organiser et gérer des réunions complexes
Qualités personnelles essentielles : Discrétion et sens de la confidentialité, du fait de la nature sensible des dossiers traités. Réactivité, disponibilité et sens des priorités, nécessaires face aux urgences fréquentes et à la charge de travail importante. Autonomie et esprit d'initiative, indispensables en raison de la disponibilité limitée des responsables (chef de pôle exerçant une activité médicale et cadre supérieur de santé aux responsabilités élargies).
Capacité à travailler en binôme, notamment avec la cadre du secrétariat médical, afin de garantir une continuité de service et une bonne coordination des tâches.
Type de contrat proposé : Recrutement en CDD d'un mois, à pourvoir dès que possible.
La rémunération sera indexée sur la grille des « Adjoints Administratifs » de la Fonction Publique Hospitalière.
Info + : Intégrer le CH du Mans, c'est bénéficier d'un cadre professionnel agréable et en constante évolution :
- Un établissement accessible en transport en commun (halte ferroviaire et arrêt de tramway au pied de l'hôpital sur le site du Mans)
- Une prise en charge à 75% de l'abonnement SETRAM ou SNCF
- Des parkings voitures et des locaux pour les vélos à proximité immédiate
- Un accès au restaurant du personnel
- L'accès au CGOS (comité de gestion des uvres sociales) dès le recrutement
Envoyez votre candidature, CV + lettre de motivation, à l'attention du Pôle Attractivité Recrutement et Mobilité